Biuro rachunkowe dla małej lub średniej firmy - jak trafnie je wybrać?

Modele biznesowe biur rachunkowych

Aby dokonać trafnego wyboru, dobrze jest znać to środowisko i wiedzieć, jak się w nim poruszać. Nie jest to łatwe. Firm oferujących usługi księgowe jest bardzo dużo. Na dodatek, działają w różnych modelach biznesowych i świadczą swoje usługi na różne sposoby. Dla uproszczenia sprowadzę ten podział do dwóch grup.

Przeważająca ich liczba to tradycyjne biura rachunkowe. Działają w oparciu o sprawdzone w przeszłości modele. Dobrze funkcjonowały dotychczas. Nie zawsze jednak sprawdzają się teraz i prawdopodobnie nie sprawdzą się w przewidywalnej przyszłości. Szczególnie przyszłość, z coraz większymi wymaganiami, będzie dla nich wyzwaniem. Tym samym współpraca z tradycyjnymi biurami będzie wyzwaniem dla ich klientów.  

W większości są to małe firmy, działające lokalnie. Obsługują mikro i małe przedsiębiorstwa w najbliższym otoczeniu. Najczęściej w tradycyjnym modelu wymagającym fizycznego kontaktu. Czy to dla wymiany dokumentów, czy dla zasięgnięcia porady. Często przypomina własną księgową, tylko pracującą w innej lokalizacji. W małym stopniu przypominają firmy outsourcingowe z prawdziwego zdarzenia.

Niezbyt liczna jest jeszcze grupa biur rachunkowych świadczących nowoczesne usługi, które z przekonaniem można nazwać outsourcingiem. W tej grupie znajdują się firmy o znacznie większych rozmiarach i możliwościach. Dokapitalizowane, wyposażone w nowoczesne narzędzia pracy i kadrę dobrze przygotowaną do posługiwania się tymi narzędziami. Przygotowaną również do obsługi klientów. Nie tylko tych w najbliższym otoczeniu, ale zwykle w całym kraju.

Rozwój systemów księgowych i mobilność dają przedsiębiorcy możliwość wyboru partnera do współpracy nie tylko lokalnie, ale w całym kraju. Odległość przestaje mieć znaczenie. Taka możliwość zwiększa szanse na wybór partnera najlepiej dopasowanego do potrzeb firmy. Niezależnie od tego, gdzie znajduje się jego siedziba. Poszerzenie możliwości przysparza jednak trochę trudności. Przynajmniej na początku, przy wyborze spośród wielu dostępnych i przy rozpoczęciu zdalnej współpracy.

Co tak naprawdę daje przedsiębiorstwu dobra firma księgowa?

Działalność biur to przede wszystkim działalność rejestracyjna. Polegająca na ewidencjonowaniu przeszłych zdarzeń gospodarczych zachodzących w przedsiębiorstwie. Wraz z rozwojem technik tej ewidencji odchodzi się od ręcznej dekretacji dokumentów, a przechodzi do stosowania zaawansowanych schematów księgowych. Następuje automatyzacja procesów.

Ona prowadzi zarówno do wyręczania ludzi, zwiększania ich wydajności, jak i eliminowania lub zmniejszenia liczby błędów. Zmniejsza też lub eliminuje opóźnienie między momentem zajścia zdarzenia gospodarczego a jego rejestracją w systemie księgowym. Rejestracja transakcji następuje w czasie rzeczywistym. Umożliwia w ten sposób niemal natychmiastowy dostęp do aktualnych danych.

Automatyzacja zmniejsza pracochłonność działalności rejestracyjnej. Przedsiębiorcy mają większą możliwość uzyskania usługi o lepszej jakości i większej wartości dodanej. Mogą mieć stały dostęp, o każdej porze dnia i nocy, do interesujących ich danych. Dokumenty mogą dostarczać w sposób dogodny dla siebie, w formie fizycznej lub elektronicznej. Dane mogą uzyskać w dogodnym dla nich formacie.

Większa wartość dodana w postaci dobrego ubezpieczenia biura od odpowiedzialności, to większe bezpieczeństwo dla jego klienta. Takie biuro jest też w stanie nadążyć za zmianami przepisów i najnowszymi możliwościami technicznymi. Może sobie pozwolić na zatrudnianie na własny koszt doradcy podatkowego czy radcy prawnego. Nie pozostawiają swoim klientom konieczności dodatkowego korzystania z usług takich fachowców i ponoszenia dodatkowych kosztów z tego tytułu.

Jak właściwie określić potrzeby przedsiębiorstwa wobec biura?

Potrzeby przedsiębiorstwa w prowadzeniu ksiąg rachunkowych zależą od kilku czynników. Przede wszystkim od rodzaju i skali prowadzonej działalności. Z określeniem rodzaju działalności nie ma zwykle problemu. Branża, w której działa firma, determinuje rodzaj i specyfikę jej działalności. Określenie czy prowadzimy działalność jeszcze na małą skalę, czy już dużą, sprawia relatywne trudności.

W przedsiębiorstwach prowadzących jednorodną, nieskomplikowaną działalność ewidencja zdarzeń gospodarczych jest relatywnie prosta. Nawet jeżeli skala tej działalności jest duża. Precyzja oceny tej skali nie ma większego znaczenia. Zaliczyć tu można firmy handlowe sprzedające towar stosunkowo jednorodny, w jednej lokalizacji. Podobnie będzie z firmami świadczącymi proste usługi albo prostą produkcję.

W przedsiębiorstwach wytwarzających szeroki asortyment produktów albo świadczących różnorodne usługi sprawa się komplikuje. Jako przykładami posłużę się firmą produkcyjną oraz firmą budowlaną. Choć prowadzą one dość różne rodzaje działalności, sprawiają podobne trudności w procesie ewidencji kosztów. Jednak z różnych powodów. Dla mnie jednym z kryteriów je różniących jest sposób rozróżnienia i oddzielenia używanych w działalności zasobów (aktywów).

Przedsiębiorstwo produkcyjne nabywa materiały do produkcji i traktuje je jako własne przez cały cykl produkcji. Od momentu nabycia i przyjęcia na stan do momentu sprzedania wyrobu gotowego i zainkasowania gotówki. Ryzyko związane z nabyciem zasobów jest cały czas po stronie przedsiębiorstwa. Dopiero po opuszczeniu magazynu i sprzedaniu wytworzonych wyrobów przestają być jego aktywami.

Przedsiębiorstwo budowlane nie ma powodu do nabywania jakichkolwiek materiałów zużywanych podczas świadczenia usługi, dopóki nie otrzyma konkretnego zlecenia od klienta. Zawarty kontrakt określa, jakie materiały mają być nabyte i w jakich ilościach. Przypisane są do określonego projektu budowlanego. Choć nabywane są przez firmę budowlaną, łatwo można je odseparować od własnych aktywów firmy, które służą do jej działalności operacyjnej.

Sposób powiązania zużywanych zasobów z zasobami własnymi jednostki wpływa na sposób ich ujmowania w księgach i prezentację w sprawozdaniach finansowych dla zewnętrznych odbiorców. Szczególnie chodzi jednak o sposób ewidencjonowania i prezentowania danych dla wewnętrznych potrzeb przedsiębiorstwa. Kierownictwo firmy nie będzie miało dobrych danych do podejmowania decyzji zarządczych bez ich prawidłowej ewidencji księgowej.

Ten ostatni element będzie znacząco wpływał na oczekiwania przedsiębiorstwa wobec biura rachunkowego. Dla rosnącej i poszerzającej swoją ofertę firmy potrzebne będzie biuro posiadające znacznie większe kompetencje. Zdolne prowadzić pełną ewidencję kosztów i przygotowywać dane będących dobrą podstawą do podejmowania decyzji zarządczych. Takie kompetencje posiadają tylko biura, które zebrały już doświadczenia w obsłudze większych podmiotów.  

Wśród małych i średnich, ambitnych firm, widzę rosnącą potrzebę coraz bardziej profesjonalnego zarządzania finansami. Nie można tego zrobić bez planowania finansowego, prognozowania przepływów pieniężnych, kalkulowania kosztów i opłacalności działalności.

A do tego potrzebna jest bardzo dobra baza informacyjna. Źródło pełnych danych o rzeczywistych kosztach działalności. Bez niej rachunkowość zarządcza nie dostarczy właścicielom i zarządcom firm danych odpowiednich dla podejmowania dobrych decyzji biznesowych.

Czego zatem potrzebuje przedsiębiorstwo od biura rachunkowego? Dobrze prowadzonych usług rejestracyjnych, zapewniających prawidłową ewidencję zdarzeń gospodarczych. Niekoniecznie szeregu usług dodatkowych. Jeżeli przedsiębiorstwo poszukuje dobrego biura rachunkowego, powinno oceniać oferty przede wszystkim pod tym kątem.

Najlepszym rozwiązaniem jest porządny konkurs ofert!

Często przedsiębiorcy mają trudności ze sprecyzowaniem potrzeb swojej firmy. Przywiązanie do tradycyjnego, lokalnego biura ogranicza możliwość oceny, co tak naprawdę mogliby otrzymać od drugiej strony.  Sami często uczestniczą w przetargach i konkursach ofert dla pozyskania zleceń. Nie wiedzą jednak, jak poruszać się wśród dostawców usług dla siebie. Szczególnie w przypadkach, gdy chodzi o usługi spoza obszaru ich głównych kompetencji.

Można to porównać do niedostatecznie jeszcze rozwiniętego (albo zaniedbanego) w małych firmach naboru nowych pracowników.  Jednak coraz częściej powierzają go zewnętrznym podmiotom wyspecjalizowanym w obsłudze kadrowej. Podobnie może być z pozyskiwaniem zewnętrznych dostawców usług. Powierzenie tej roli zewnętrznym doradcom może być bardzo pomocne. Co jednak zrobić, gdy nie ma w zasięgu ręki zaufanego doradcy?

Zachęcam do organizowania konkursu ofert! Nie ograniczania się przy tym do najlepiej znanych, lokalnych oferentów. Sięgajmy dużo dalej. Nawet na odległość, z której, wydaje się, usługi nie mogą być świadczone. Okaże się, że możliwości są znacznie większe niż nasze wyobrażenia. Rozwiązań dostarczają sami zainteresowani pozyskaniem kontraktu. Uważnie słuchając lub czytając ich oferty dowiemy się o nowych dla nas rozwiązaniach.

Warto podjąć taki wysiłek, kiedy usługi są wyspecjalizowane, a współpraca z założenia jest długotrwała. Procesy pozyskiwania nie są przeprowadzane często. Doświadczenia w ich przeprowadzaniu brakuje. Łatwo jest popełnić błąd i związać się z partnerem niedostosowanym do potrzeb przedsiębiorstwa. Negatywne doświadczenie sprawia, że z nieudanej transakcji jest równie trudno wycofać się, jak było ją zawrzeć.

Co jeszcze jest ważne?

Warto skorzystać z pomocy kogoś, kto procesy pozyskiwania partnerów do współpracy, biur rachunkowych i podobnych, już zna i uczestniczy w ich przeprowadzaniu na rzecz innych przedsiębiorców. Łatwiej wtedy wejść w środowisko, w którym poszukuje się partnera. Łatwiej przeprowadzić proces pozyskania ofert i ich selekcję. Łatwiej też będzie przygotować się do rozmów z tymi, których oferty przeszły pierwszą selekcję.

Niebagatelne znaczenie ma sprawne i skuteczne rozpoczęcie współpracy. Obejmuje ono przeniesienie dotychczas zebranych danych, wypracowanie nowych procedur, nauczenie się nowych umiejętności. Jest wyzwaniem dla obu stron. Jednak dla doświadczonego biura jest już rutyną. Dla przedsiębiorstwa przenoszącego księgi jest procesem przeprowadzanym nie częściej niż raz na kilka lat.

To biuro rachunkowe w zakresie rozwiązań księgowych, technicznych i prawnych w księgowości powinno być wiodącym partnerem dla firmy. Wspierającym jej rozwój. Zarówno w fazie rozpoczynania współpracy, jak i jej trwania. To nie firma powinna „ciągnąć za uszy” biuro. Odwrotnie, w zakresie prowadzenia ewidencji kosztów to biuro powinno być wiodącym partnerem.

Nie musi być przy tym „najlepsze”. Powinno być najlepiej dopasowane do potrzeb naszej firmy i wystarczająco dobre by obsłużyć ją na satysfakcjonującym poziomie.

‍