Droga przedsiębiorcy? Strome schody to delikatne określenie!

Pierwsza warstwa to obciążenia najbardziej widoczne, formalne. Wynikają z przepisów prawa. Są w nich jasno określone. Wiadomo, kiedy przychodzą i jaki mają charakter. Pozostawiają przedsiębiorcy pole manewru, ale są nieuniknione dla wszystkich.

Druga warstwa to obciążenia niewidoczne na pierwszy rzut oka, niesformalizowane. Wynikają nie z prawnych obowiązków, ale z potrzeb wzrostowych przedsiębiorstwa. Przychodzą w różnych etapach rozwoju firmy, z różnym natężeniem. Jedni przedsiębiorcy uświadamiają sobie te obowiązki, inni nie zauważają.

Oba rodzaje obciążeń są nie tylko obciążeniami. Są kosztem, który należy ponieść. Jednak są też inwestycją w przyszły rozwój firmy. Zwrócą się z nawiązką, ale dopiero po pewnym czasie. Ich związek z przyszłymi korzyściami nie jest więc wyraźny ani liniowy.

PIERWSZA WARSTWA OBCIĄŻEŃ

Patrzę na przedsiębiorstwo przez pryzmat zarządzającego finansami. Przywiązuję dużą wagę do wymogów, jakie musi wypełnić przedsiębiorca dla sprostania formalnym wymaganiom prawa.

To są progi do pokonania. Każdy jednak na coraz wyższym poziomie. Stąd analogia do schodów. Pokonanie pierwszego zmienia coś w życiu firmy na stałe. Nie ma powrotu do poprzedniego, jeżeli firma nie chce cofnąć się w rozwoju.

Dla zobrazowania zmian skali działalności firmy i kolejnych obciążeń wymogami prawa posługuję się wysokością przychodów. Można skorzystać jeszcze z innych miary: wartość aktywów i wielkość zatrudnienia. Jednak ta pierwsza miara najlepiej je oddaje, niezależnie od branży.

I STOPIEŃ – obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych

9.218.200 PLN przychodu – aktualny próg, przy którym powstaje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, czyli ksiąg handlowych.

Dla mikro przedsiębiorstwa to duża zmiana jakościowa i zmiana zakresu obowiązków. Wzrost kosztów funkcjonowania. Pierwszą poważniejsza „przeszkoda” formalna w życiu firmy. Jest odbierana jako znaczne utrudnienie i niechętnie akceptowana.

Dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek osobowych. Prosty mechanizm rejestrowania zdarzeń gospodarczych, jakim jest księga przychodów i rozchodów, zastępowany jest księgami handlowymi. Mechanizmem zdecydowanie bardziej skomplikowanym.

Przejście na księgi handlowe jest nie tylko obowiązkiem. Leży w interesie przedsiębiorcy. Pozwalają prowadzić ewidencję zdarzeń w sposób dostarczający o wiele więcej informacji. Przydatnej w prowadzeniu firmy: planowaniu, kontrolowaniu, rozliczaniu, podejmowaniu decyzji.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych oznacza ewidencjonowanie w nich wszystkich operacji związanych z działalnością. Nie tylko księgowanie faktur sprzedażowych i kosztowych. Także dokładne rejestrowanie wypłaty zaliczek i ich rozliczanie. Obejmuje też obowiązkowe sporządzanie sprawozdań finansowych.

Przepisy dopuszczają stosowanie uproszczeń w prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz prezentowaniu informacji finansowych.

II STOPIEŃ – badanie sprawozdań finansowych

23.449.500 PLN przychodu – powstaje obowiązek badania sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów. Z nim łączy się obowiązek sporządzania zestawienia zmian w kapitale, rachunku przepływów pieniężnych  oraz sprawozdania z działalności jednostki.

Sporządzanie rachunku przepływów pieniężnych nie jest obowiązkiem bezwzględnym. Przedsiębiorstwa mikro i małe mogą się z niego zwolnić. Do czasu utraty statusu małego przedsiębiorstwa.

Badanie jest obciążeniem organizacyjnym i kosztowym. Wymaga zaangażowania właścicieli i odpowiedzialnych pracowników. Wymusza przygotowanie dokumentów i informacji. Mobilizuje do dbałości o ich jakość. Tym samym przynosi też korzyści.

Chroni interesy interesariuszy, które mogłyby być naruszane. W tym interesy właścicieli i samego przedsiębiorstwa. Potwierdza zgodność prowadzenia ksiąg i sporządzania sprawozdań z przepisami prawa. Podnosi jakość ewidencji księgowej i sprawozdań. Wpływa na jakość zarządzania finansami firmy.  

III STOPIEŃ – Rachunek przepływów pieniężnych

51.000.000 PLN przychodu – powstaje bezwzględny obowiązek sporządzania rachunku przepływów pieniężnych. Przedsiębiorstwo traci status małego. Traci prawa do wielu zwolnień i uproszczeń w prowadzeniu rachunkowości i sporządzaniu sprawozdań.  

Jednak nowe jakościowo rozwiązania służą przedsiębiorstwu. Podnoszą wiedzę osób zarządzających o jakości procesów w przedsiębiorstwie i wynikach działalności. Prowadzą do lepszych decyzji biznesowych.

Wcześniej małe przedsiębiorstwo nie musiało sporządzać rachunku przepływów pieniężnych. Prawo tego nie wymaga, ale potrzeby przedsiębiorstwa tak. Przydatny jest przedsiębiorstwu przy codziennym zarządzaniu. Także przy planowaniu finansowym, budżetowaniu, kontroli płynności.

Dobrze jest wiedzieć, jakie były wyniki uzyskiwane z działalności operacyjnej. A jeszcze lepiej jest znać generowane z niej przepływy pieniężne!

DRUGA WARSTWA OBCIĄŻEŃ

Według profesora Erica G. Flamholtza i Yvonne Randle1, przedsiębiorstwo przechodzi w swoim cyklu życia przez siedem etapów rozwoju organizacyjnego. Z tych siedmiu etapów cztery to dochodzenie do pełnej dojrzałości organizacyjnej.

Według moich doświadczeń i obserwacji trzy pierwsze etapy pokrywają się z okresem rozwoju mikro i małych przedsiębiorstw. Przedsiębiorstwa mikro i najmniejsze z małych przechodzą przez dwa pierwsze etapy.

Etap trzeci pokrywa się z dalszym rozwojem małych przedsiębiorstw do momentu utraty tego statusu, a nawet trochę dłużej. Etap czwarty wykracza już poza obszar małych przedsiębiorstw. Może dotyczyć średnich. Granice te przenikają się, więc podział nie jest zero-jedynkowy.

Tutaj ograniczę się do opisu trzech pierwszych etapów. One dotyczą przedsiębiorstw, które są przedmiotem mojego zainteresowania. Wnioski z nich wystarczą przedsiębiorstwom małym do osiągnięcia celu określonego w trzecim etapie.   

Autorzy opisują poszczególne etapy rozwoju organizacyjnego w poniższy sposób:

Etap I: Nowe przedsięwzięcie

Jest to start nowego przedsięwzięcia. Najważniejsze w nim jest stworzenie produktów lub usług i określenie rynku. Osiągnięcie tych celów daje szansę na przetrwanie przedsiębiorstwa. Firma potwierdza w ten sposób słuszność obranej drogi działalności. Musi przy tym osiągać zysk konieczny dla dalszego rozwoju.

Etap II: Ekspansja

Wejście w ten etap oznacza dynamiczny wzrost przychodów ze sprzedaży. Również wzrost zatrudnienia, wielkości zasobów i rozwój systemów operacyjnych. On są niezbędne do obsługi procesów zachodzących w firmie. Sukcesem jest osiągnięcie znacznie wyższej skali działalności i współmierny do niej rozwój niezbędnej infrastruktury.

Wymienione etapy to faza rozwoju, w której najważniejsze są typowe zdolności w zakresie przedsiębiorczości. W niej powstają pierwsze symptomy konieczności przemiany firmy. Ze zorientowanej na przedsiębiorczość w firmę profesjonalnie zarządzaną.

Etap III: Profesjonalizacja

Gwałtowne tempo wzrostu uświadamia właścicielom i kierownictwu konieczność zmiany jakościowej. W tym etapie firma przechodzi przemiany, które czynią ją zupełnie inną organizacją. Stosowane dotychczas praktyki muszą być sformalizowane. Od początkowej zaradności przechodzi do profesjonalnego zarządzania.

Profesjonalizacja zarządzania i jej składniki

Ten etap rozwoju organizacyjnego obejmuje stworzenie systemów zarządzania obejmujących:

1. Wdrożenie planowania strategicznego

Będzie potrzebne przy tworzeniu wspólnej wizji przedsiębiorstwa. Formowania jego kształtu organizacyjnego. W późniejszym czasie w kształtowaniu kultury organizacyjnej.  

2. Budowę struktury organizacyjnej

Takiej, która będzie optymalnym narzędziem zarządzania. Pomoże w zrozumieniu tego, co jest istotne dla rozwoju przedsiębiorstwa. Ułatwi przyjęcie wszystkich wyzwań w rozwoju przedsiębiorstwa.

3. Ustanowienie kontroli organizacyjnej i zarządzania efektywnością

Jest konieczne, aby można było kierować działaniami pracowników w pożądanym kierunku. Muszą być koordynowane działania różnych jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Bardzo ważne jest dostarczenie informacji o wynikach działalności organizacji i pracowników.  

4. Rozwój kompetencji zarządczych i przywództwa

Konieczny jest systemowy rozwój kompetencji. Aby menedżerowie wszystkich szczebli byli zdolni do tworzenia i utrzymania wszystkich czynników decydujących o powodzeniu organizacji w długim terminie.

Profesjonalizacja – to nakładanie się obciążeń

Na styku dwóch grup przedsiębiorstw: mikro i małych, nakładają się dwie warstwy obciążeń dla rozwijających się firm. Jedna to rosnące wymogi prawne. Druga to rosnące potrzeby w zakresie kompetencji niezbędnych dla dalszego rozwoju organizacyjnego.

Nie są to obciążenia rozłączne. Nie sumują się w prosty sposób. One się uzupełniają i nawzajem wspierają. Nie widzę możliwości prawidłowego wypełnienia obowiązków prawnych bez profesjonalizacji zarządzania firmą.  Nie widzę też możliwości profesjonalizacji zarządzania bez wypełnienia tego, co nakładają przepisy prawa.

Co więcej, patrząc z tego punktu widzenia, dostrzegam potrzebę przyspieszenia wdrożenia obowiązków prawnych. Chodzi o ich wdrożenie zdecydowanie wcześniej, niż to wynika z przepisów. Często poprzez rezygnację z dopuszczalnych uproszczeń i zwolnień.

Jako przykład podam obowiązek sporządzania rachunku przepływów pieniężnych. Wchodzi wraz z obowiązkiem badania sprawozdań. Jednak skorzystanie ze zwolnienia powoduje przesunięcie tego procesu poza granicę 51 mln złotych przychodu.

Jak kierującymi przedsiębiorstwami o przychodzie 25 – 51 mln złotych mogą profesjonalnie zarządzać bez sporządzania rachunku? Nie sporządzając rachunku, tym samym rezygnując z prognoz przepływów pieniężnych? Nie widzę takiej możliwości.

Profesjonalizacja – to sumowanie się … korzyści

Oba obszary obciążeń to nie tylko koszt. To również inwestycja w rozwój, która będzie przynosić zwrot. W dużym stopniu sukcesywnie już od momentu wdrożenia kolejnych obowiązków prawnych i wymagań organizacyjnych.

W jeszcze większym stopniu w okresach przyszłych. Kiedy korzyści z wdrożonych rozwiązań zaczną się kumulować. Może wystąpić też zjawisko synergii tych procesów. Spowoduje to nie prostą sumę, gdzie 2+2 = 4. Ta suma może wynieść znacznie więcej.

Podsumowanie

Rozwój małych przedsiębiorstw od momentu wejścia do tej grupy to szereg poważnych wyzwań dla przedsiębiorców. Kumulują się wyzwania związane z obowiązkami prawnymi, potrzebami organizacyjnymi oraz wymaganiami rynku.

Nie wszystkie przedsiębiorstwa przechodzą ten okres i stają się przedsiębiorstwami średnimi, a w dalszej kolejności dużymi. Aby przejść go z sukcesem, konieczne jest rozsądne podejście do wszystkich wymagań. Im lepiej przedsiębiorstwo zaadoptuje wymagania prawne i organizacyjne, tym łatwiej poradzi sobie z rynkowymi.

Dlatego rekomenduję przede wszystkim nie zwlekać. Wprowadzać elementy profesjonalnego zarządzania jak najwcześniej. Również wymogi prawne wypełniać nie czekając na ostatni termin. On jest dla wypełnienia zobowiązań zewnętrznych odbiorców.

Dla wypełnienia zobowiązań wobec siebie i swojego przedsiębiorstwa zastosować je jak najwcześniej. Kierując się potrzebami i sytuacją firmy.

‍

‍

1) Eric G. Flamholtz, Yvonne Randle - Wyzwania wzrostu. Jak zbudować trwale wygrywającą organizację.

‍