Księgi rachunkowe to baza wiedzy o twojej firmie. Prowadź je z profesjonalnie!

W moim ostatnim artykule przedmiotem rozważania była rachunkowość zarządcza i jej wpływ na możliwość wprowadzenia profesjonalnego zarządzania w MŚP. Czy nie ma w tym sprzeczności? Przecież rachunkowość zarządcza to już jest element profesjonalnego zarządzania.

Zakładając, że cała księgowość przedsiębiorstwa jest prowadzona profesjonalnie, rachunkowość zarządcza nie powinna być taką przeszkodą. Można wtedy nawet powiedzieć, że wspiera prawidłowe, profesjonalne zarządzanie.

Co się jednak dzieje, kiedy księgi rachunkowe są niekompletne, niepełne? Prowadzone są nieprofesjonalnie, a korzystanie z ich zawartości jest utrudnione?

Niestety, taka sytuacja może być poważną przeszkodą we wprowadzaniu co najmniej kilku elementów profesjonalnego zarządzania przedsiębiorstwem. Mimo iż księgi powinny być dobrą bazą wiedzy o przedsiębiorstwie i jego działalności, bardzo często jednak nie są.

Dla przedsiębiorcy problemem jest często to, że informacje pozyskiwane z ksiąg są niepełne i niewiarygodne. Nie są dobrą podstawą do podejmowania decyzji zarządczych. Ani wprost, z wykorzystaniem „surowych” liczb, ani po obliczeniu zaawansowanych wskaźników finansowych.

Taka niepełna baza wiedzy o firmie będzie barierą w dalszym jej rozwoju. Będzie limitować możliwość układania planów finansowych, zarówno strategicznych, jak i krótkoterminowych. Będzie ograniczała możliwość prowadzenia nadzoru i kontroli oraz zarządzania efektywnością. Nie ułatwi też sprzedaży przedsiębiorstwa w całości albo części ani pozyskania nowych kapitałów do spółki.

Pierwsza bariera do przejścia

Przedsiębiorstwo nie musi nawet poszukiwać zaawansowanych metod zarządzania. Już na dość wczesnym etapie rozwoju przedsiębiorstw zauważam kilka elementów, których brakuje przedsiębiorcom w codziennym zarządzaniu. W sumie jest ich więcej, ale wskażę dwa najważniejsze, na które natykają się najczęściej:

• Koszty wytworzenia produktów i usług,
• Koszty ogólnego zarządu.

Brak możliwości prawidłowego ewidencjonowania i kalkulowania rzeczywistych kosztów wytworzenia produktów i usług pozbawia przedsiębiorcę informacji o efektywności prowadzonej działalności. Głównie dotyczy to działalności produkcyjnej i działalności usługowej.

Praktycznie każdy przedsiębiorca ma swój sposób na kalkulację takich kosztów. Niektórzy stosują nawet dość zaawansowane rozwiązania. Jednak obliczenia i wyniki oparte są na ich wyobrażeniu o tych kosztach oraz wielu założeniach. Takie postępowanie wynika z braku informacji o rzeczywistej wielkości kosztów wytworzenia poszczególnych produktów.

Do tego nie stosują standardów, które w zarządzaniu finansami oraz w rachunkowości zarządczej zostały już wypracowane. Nie są jednak powszechnie stosowane głównie dlatego, że nikt tego od przedsiębiorców nie wymaga. Ich zastosowanie to głównie sprawa chęci i woli samego przedsiębiorcy. A chęci nie pojawiają się, dopóki nie wydarzy się coś, co zmusza do zmiany nastawienia.

Koszty ogólnego zarządu to jednak obszar zaniedbany, jeśli chodzi o regulacje. Ustawa o rachunkowości nie definiuje tego rodzaju kosztów. W artykule 28 mówi jedynie, że do kosztów wytworzenia produktu nie zalicza się kosztów „ogólnego zarządu, które nie są związane z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje na dzień wyceny”.

Jednak kosztów takich jest w przedsiębiorstwie wiele. Błędne ich zdefiniowanie i pominięcie albo nieuzasadnione włączenie do kosztów wytworzenia produktów i usług mogą mieć znaczące konsekwencje dla oceny rentowności działalności.

Ogólnie biorąc, kosztami ogólnego zarządu są wszystkie koszty bezpośrednio związane z administrowaniem i obsługą, koordynowaniem, zarządzaniem, nadzorem czy też kontrolą procesów, które zachodzą w danej jednostce gospodarczej. Nie dotyczą bezpośrednio produkcji, warunkują jednak prawidłowe funkcjonowanie firmy.

Ponoszone są na całą infrastrukturę, która „spina” przedsiębiorstwo w jedną całość. Obejmują wydatki związane z całokształtem działalności jednostki. Związane są z utrzymaniem zarządu oraz komórek organizacyjnych o charakterze ogólnozakładowym.

W szczególności obejmują: utrzymanie biur, budynków, magazynów, utrzymanie terenu, ochronę mienia, bezpieczeństwo i higienę pracy, szkolenie pracowników, koszty dotyczące podatków i opłat lokalnych.

W ostatecznym rozrachunku, nie mając dobrej informacji, przedsiębiorca nie dowie się, czy źle policzył koszty wytworzenia produktu lub usługi, czy to przerost kosztów ogólnego zarządu psuje cały wynik działalności?

Jak pokonać tę barierę?

Nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie. Dlatego, że każde przedsiębiorstwo jest inne. Różnią się potrzeby przedsiębiorstw i możliwości zaspokojenia tych potrzeb. Można jednak podać kilka wskazówek, aby przedsiębiorca mógł pójść w dobrym kierunku.

Jeżeli uznajemy, że księgi rachunkowe są miejscem ewidencjonowania wszystkich zdarzeń gospodarczych, to znaczy, że powinniśmy znaleźć w nich wszystko o firmie, która dla swoich potrzeb je prowadzi.

Jeżeli odpowiednich danych nie umiemy znaleźć albo ich użyć, to znaczy, że problem jest nie w zawartości ksiąg. Problem jest w sposobie ich prowadzenia, udostępniania informacji w nich zawartych i umiejętności korzystania z tych informacji. Zdecydowanie skłaniam się do takiego właśnie wniosku.

Księgi rachunkowe są wystarczająco dobrym źródłem informacji, kiedy trzeba sporządzić obowiązkowe sprawozdanie finansowe z rachunkiem zysków i strat w wariancie porównawczym. Plus rozliczyć się z urzędem podatkowym. W księgach znajdują się i są odpowiednio ułożone wszystkie informacje niezbędne do obliczenia różnicy między przychodami i kosztami, czyli dochodu do opodatkowania.

Jak jednak uzyskać z prowadzonych ksiąg informację, jaki był koszt wytworzenia sprzedanych produktów? Jaki zysk/stratę brutto ze sprzedaży wygenerowało przedsiębiorstwo? Ile wyniosły koszty sprzedaży i koszty ogólnego zarządu oraz zysk albo strata ze sprzedaży?

To są pozycje rachunku zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym. Sprawozdanie w tym wariancie, podobnie jak w porównawczym, jest przewidziane w ustawie o rachunkowości. Jednak sprawozdania finansowego z rachunkiem zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym, opublikowanego w KRS-ie, nie udało mi się jeszcze spotkać wśród małych przedsiębiorstw.

Podobne przeszkody napotyka przedsiębiorca, jeżeli chce dowiedzieć się, jakie są koszty wytworzenia produktu X, Y albo Z. Jednego spośród 385 (w to miejsce można wstawić dowolną liczbę) wytwarzanych przez przedsiębiorstwo lub ich odmian? Albo chce chociaż poznać rzeczywiste koszty wytworzenia podobnych do siebie grup produktów?

Okazuje się, że zadanie jest bardzo trudne albo wręcz niemożliwe do wykonania na podstawie dotychczas prowadzonych ksiąg. Małe przedsiębiorstwa nie prowadzą wcale albo prowadzą źle ewidencję kosztów dla powyższych celów. Powodów jest co najmniej kilka. Tutaj nie będę ich szczegółowo omawiał. Chciałbym jednak podpowiedzieć rozwiązanie konieczne dla pokonania tej bariery.  

PROPONOWANE ROZWIĄZANIE

Przedsiębiorstwo, które chce pokonać tę barierę i otworzyć sobie drogę do kolejnych kroków w profesjonalizacji zarządzania musi zdecydować się na kilka działań. Oto niektóre z nich:

• Po pierwsze – zapewnić prowadzenie ewidencji kosztów działalności operacyjnej z wykorzystaniem kont zespołu 5. Ewidencja taka może być prowadzona w systemie księgowym. Może być też prowadzona pozaksięgowo. Ważne jest, aby plan kont obejmował prawidłowo ten sposób ewidencji.
• Po drugie – zapewnić ze strony przedsiębiorstwa właściwą, merytoryczną obsługę i przygotowanie dokumentów dla księgowości. Nie będzie wystarczające opisywanie dokumentów w dotychczasowy sposób. W opisach musi być uwzględniona specyfika działalności firmy. Im bardziej jest złożona, tym większe będą wymagania w zakresie przygotowania dokumentów.
• Po trzecie – zapewnić kompetentne osoby do odbioru i przetwarzania informacji z księgowości. Na bazie tych informacji tworzone będą dalsze elementy rachunkowości zarządczej oraz controllingu finansowego. Informacje takie nie mogą trafić w próżnię, jeżeli ma z nich być pożytek i wysoka wartość dodana dla przedsiębiorstwa.

Niektórzy z czytelników powiedzą, że takie wymagania podniosą koszty prowadzenia księgowości. Zgodzę się z tym, koszty mogą wzrosnąć. Należy jednak wziąć pod uwagę, że wzrosną również efekty działalności. Uzyskanie możliwości pełnej kontroli nad kosztami ma wysoką wartość.

Przedsiębiorstwo będzie mogło podejmować lepsze decyzje o strukturze sprzedaży swoich produktów, o sposobach ich wytwarzania, o sposobie organizacji przedsiębiorstwa. Można zapytać, jakie będą korzyści z zastosowania proponowanych rozwiązań. Można też zapytać, jakie straty będą ponoszone, jeżeli przedsiębiorstwo nie zastosuje tych rozwiązań?!

Jakie będą korzyści z takiego rozwiązania?

Przemyślany plan kont zawierający dopasowane do potrzeb firmy konta zespołu 5 ułatwi życie pracownikom firmy odpowiedzialnym za rachunkowość zarządczą. Merytoryczni pracownicy przedsiębiorstwa będą w stanie w sposób intuicyjny opisywać dokumenty księgowe przed ich przekazaniem do zaksięgowania.

Ułatwi to życie pracownikom księgowości. Szczególnie wtedy, kiedy księgi prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe. Dobre przygotowanie dokumentów przez znających specyfikę firmy pracowników to łatwiejsza komunikacja między firmą a biurem i ostatecznie mniejsze łączne nakłady pracy na tę sferę działalności.

Kierownictwo firmy otrzyma dokładną wiedzę o strukturze kosztów. Będzie znało dokładnie koszty wytwarzania produktów i usług oraz koszty ogólnego zarządu. Będzie wiedziało, czy nie uzyskuje wystarczająco wysokiej marży na sprzedanych produktach, czy może cała struktura przedsiębiorstwa jest źle skonstruowana i generuje zbyt wysokie koszty ogólnego zarządu.

Takie źródło wiarygodnych danych otworzy drogę do dalszej profesjonalizacji zarządzania przedsiębiorstwem. Będzie punktem wyjścia do rzetelnego planowania i budżetowania. Również dla oceny efektywności poszczególnych działów i całego przedsiębiorstwa.

Właściciele przedsiębiorstwa zyskają narzędzia do oceny kadry zarządzającej przedsiębiorstwa. Na ich bazie będzie można budować mechanizmy oceny i premiowania. Również prostsza będzie droga do wyceny przedsiębiorstwa w przypadku chęci jego sprzedaży w całości, sprzedaży części udziałów albo pozyskania nowego kapitału do spółki.

‍