Księgowość i zarządzanie finansami to zdecydowanie nie to samo

Warto zdać sobie z tego sprawę, szczególnie w małych spółkach. Dlaczego w małych? Bo właśnie one znajdują się w fazie różnicowania tych dwóch funkcji i mają szansę uzyskać z tych zmian największe korzyści.

Księgowość istnieje w nich od samego początku działalności.Zarządzanie finansami nabiera znaczenia trochę później. Wtedy też pojawia się pytanie: a jaka jest różnica? Co z niej wynika?

Można odpowiedzieć na to pytanie krótko - księgowość i finanse:

1) inaczej definiują wartość,

2) mają inne cele,

3) widzą sprawy z innej perspektywy,

4) wymagają różnych umiejętności technicznych.

Jednak czy to wystarczy, aby dobrze zrozumieć różnice między nimi i zrobić z tego dobry użytek? Obawiam się, że nie. Dlatego rozwijam temat dalej.

Robię to dla ułatwienia podjęcia decyzji przedsiębiorcom.Tym, którzy są na takim etapie rozwoju firmy, kiedy księgowość już nie wystarcza. Jednak decyzja o zatrudnieniu specjalisty od finansów może jeszcze wyglądać jako zbyt mocno obciążająca finanse firmy. Wymaga więc gruntownego przemyślenia i zrozumienia korzyści z tego tytułu.

Zrozumienie różnic pozwoli lepiej docenić rolę każdej z tych funkcji w działalności firmy i wartość, jaką wnoszą do jej działalności. Z kolei wiedza, jak działają razem, pomoże zrobić znaczny postęp w wykorzystaniu zasobów firmy i odniesieniu przez nią sukcesu rynkowego.

Podejście księgowości to:

➖ patrzenie wstecz, na przeszłe zdarzeniagospodarcze i ich ewidencjonowanie,

➖ przestrzeganie zgodności ewidencji księgowej zprzepisami prawa, zasadami rachunkowości i obowiązkami sprawozdawczymi,

➖ koncentracja na regulacji wyników aktywnościgospodarczej  w czasie przez zapewnieniewspółmierności przychodów i kosztów z nimi związanych,

➖ konserwatywne podejście w rejestrowaniu iraportowaniu rezultatów ekonomicznej aktywności.

Podejście zarządzania finansami to:

✅ patrzenie do przodu, w kierunku przewidywanych iplanowanych zdarzeń gospodarczych,

✅ przestrzeganie zasad rachunkowości memoriałowej wcelu rozpoznania rzeczywistych miar rentowności przedsiębiorstwa,

✅ stawianie na pierwszym miejscu przepływówpieniężnych przed zyskiem księgowym,

✅ koncentracja na kreowaniu wartości w wynikuoptymalnej alokacji kapitału.

Niezależnie od różnic w podejściu i koncentracji na innych nieco obszarach, księgowość i zarządzanie finansami uzupełniają się wzajemnie. Przedsiębiorstwo potrzebuje obu tych obszarów aktywności dla podnoszenia dochodowości i napędzania rozwoju przedsiębiorstwa.

Koszty generowane przez obie te funkcje to inwestycja w efektywność działalności i sukces przedsiębiorstwa. Wiarygodne dane księgowe są decydujące dla decyzji inwestycyjnych przedsiębiorcy. Partnerstwo i koordynacja wysiłków obu działalności są konieczne dla wzrostu biznesu.  

Spojrzenie na wartość

Wartość w księgowości oparta jest na przestrzeganych przez nią konserwatywnych zasadach księgowych. Nakazują one ujmowanie niższej z możliwych do ujęcia wartości aktywów przedsiębiorstwa. Jednocześnie konieczne jest ujęcie wyższych spośród szacowanych wartości jego zobowiązań.  

Jeżeli wartości te nie są znane, ujmuje się je w wysokości zerowej. Podejście takie jest stosowane dla zapewnienia, że wartość aktywów przedsiębiorstwa nie będzie przeszacowana. W przypadku zobowiązań takie podejście zapewnia, że ich wartość nie będzie zaniżona.

Wartość w zarządzaniu finansami zdeterminowana jest przez przyszłe przepływy pieniężne przewidywane w prognozowanym okresie. Dla oszacowania wartości przewidywanych przepływów na dzień dzisiejszy stosowana jest odpowiednia stopa dyskontowa.

Wysokość stopy dyskontowej wynika z kilku czynników. Jest odbiciem poziomu inflacji w gospodarce oraz różnego rodzaju ryzyk. Zarówno tych związanych z całą gospodarką, jak i specyficznych dla danego przedsiębiorstwa. Bierze też pod uwagę koszty alternatywne, albo inaczej koszty utraconych możliwości. Takie podejście jest zdecydowanie obce księgowości.

Pracownicy w zarządzaniu finansami

Dla małych przedsiębiorstw, które doszły do fazy rozważań o zatrudnieniu fachowej kadry w zarządzaniu finansami, nie od rzeczy będzie wskazanie, jakie umiejętności powinny posiadać osoby, które miałyby zajmować się tym obszarem. Poleganie w tej funkcji na pracownikach księgowości nie wróży dobrze.

W części będą to umiejętności podobne do umiejętności posiadanych przez pracowników księgowości. Jednak znaczna część to umiejętności inne. One zdecydują o dobrym wypełnianiu takiej funkcji.Z powodu tych różnic często łączenie funkcji księgowych z funkcjami zarządzania finansami kończy się niepowodzeniem albo ograniczeniem możliwości rozwojowych firmy.

Do specyficznych dla obszaru zarządzania finansami, twardych umiejętności, zaliczyć należy znajomość finansów przedsiębiorstw i rynków kapitałowych, budżetowania i zarządzania portfelami aktywów oraz modelowania finansowego. To te najważniejsze.

Z umiejętności miękkich warto wymienić badawcze i analityczne podejście. Ważne są umiejętności podejmowania ryzyka i innowacyjnego myślenia, napędzane chęcią osiągania ponadprzeciętnych rezultatów. Dobrze jest mieć biznesowe nastawienie i zrozumienie działalności biznesowej. Może być kluczowe dla dobrego wypełniania tej roli.

Księgowość i finanse a strategiczne podejście

Nawet w najmniejszych podmiotach widać, że księgowośćzajmuje się tym, co było, oraz tym, co dzieje się tu i teraz. Rzadko wybiega dalej do przodu. Obszar patrzenia do przodu, planowania i podejmowania decyzji pozostaje domeną właściciela firmy. Powstaje pytanie, jak długo powinien pozostawać w gestii właściciela niemającego kompetencji finansowych?

Oczekiwanie niektórych z nich, że załatwi to dla nich, czasem wraz z nimi, księgowość, jest trochę na wyrost. Ani cel działalności, ani zestaw posiadanych kompetencji nie daje księgowości podstaw do tego, aby zajmować się strategią firmy. Jeżeli nie posiada ich też właściciel, nie pozostaje nic innego, jak poszukiwanie potrzebnych firmie kompetencji finansowych poza tym gronem.

Kiedy zacząć traktować biznesowe finanse bardziej strategicznie?

Każdy przypadek jest trochę inny. Niektórzy przedsiębiorcy mogą funkcjonować w dotychczasowy sposób dość długo. Proste wyroby czy usługi lub relatywnie łatwy rynek pozwolą na działanie i generowanie dochodów. W innych przypadkach może nie być tak prosto i konieczne będzie fachowe wsparcie w gospodarowaniu zasobami i układaniu strategicznych planów.

Najczęściej nie jest celowe, bo kosztowne, zatrudnianie fachowca na cały etat. Wystarczy posiłkowanie się wsparciem zewnętrznego doradcy o odpowiednich kompetencjach. Dobrze byłoby jednak, aby był to stały doradca, który pozna dobrze przedsiębiorstwo i będzie wspierał w kluczowych dla firmy momentach i decyzjach.

Należy zacząć w pewnym momencie rozdzielać koszty działalnościna stałe i zmienne, bezpośrednie i pośrednie, a wydatki na operacyjne i inwestycyjne. Dostrajać biznes do dynamiki rynku, wymagań klientów, zmian w branży. Struktura kosztów będzie wpływać na strategię konkurowania na rynku, a coraz bardziej strategiczne zarządzanie finansami będzie determinować pozycję rynkową.  

Relację między księgową strukturą kosztów a strategią firmy można potraktować tylko jako wskazówkę dla krótkoterminowego działania. Jednak jest ona najważniejsza dla zrozumienia, czy przyjęta strategia nie napędza firmie aktywnie nowych i zbędnych koszów.  Oraz czy to nie koszty będą niechcący dyktować firmie biznesową strategię.

Strategiczne zarządzanie finansami

W ramach strategicznego zarządzania będzie mieściło się kilka aktywności. Jedną z nich będzie planowanie finansowe w średnim terminie. Będzie wystarczające w mniejszych podmiotach, na początek. W większych będzie wymagane podejście bardziej strategiczne. Planowanie takie będzie wsparciem dla działań prowadzących do realizacji celów strategicznych.

Realizacja celów strategicznych będzie wymagała wprowadzenia i utrzymania długoterminowego spojrzenia na przyszłość firmy. Chodzi o plany conajmniej na kilka lat. One pozwolą przewidywać możliwe przychody ze sprzedaży i będą determinować nakłady, jakie trzeba ponieść teraz i w dalszym terminie, aby realizacja założonych celów stała się realna.

Niektóre małe podmioty, widząc rosnące potrzeby finansowania działalności, będą rozważać dopuszczenie do spółki nowych udziałowców. Wtedy konieczna będzie prawidłowa wycena przedsiębiorstwa. Nie oparta na wartości w księgach, ale na realnej wartości przyszłych przepływów pieniężnych, jakie może generować. Z kilku powodów.

Udziały w spółce nie są warte tyle, ile wynosi ich wycena księgowa. A innej w takich spółkach zwykle nie ma. Jeżeli jest więc różnica między wyceną księgową a rzeczywistą ich ceną, kiedy zostaną zaoferowane, błąd w cenie oferowanych udziałów może być kosztowny.

W przypadku przeszacowania wartości udziałów i zaoferowania ich po cenie wyższej niż ich realna wartość, pozyskanie nowego udziałowca może być niemożliwe. W sytuacji odwrotnej, dotychczasowi właściciele oddają w spółce relatywnie dużo głosów, ale sprzedają je po zaniżonej cenie i pozyskują dla spółki zbyt małe kapitały w stosunku do możliwości.

Strategiczne zarządzanie finansami może dostarczyć firmie ogromnej wartości i zrównoważonego, trwałego wzrostu. Warunkiem jest systematyczne już stosowanie narządzi analizy finansowej. Pozwolą one stale śledzić i analizować zewnętrzne środowisko w poszukiwaniu nowych możliwości oraz w celu unikania zagrożeń.

Podsumowanie

Jak daleko w tym porównaniu księgowości i zarządzania finansami odjechaliśmy od punktu wyjścia? Wygląda na to, że dość daleko! Oznacza to, że różnica między tymi obszarami jest również ogromna. Świadczy o dużyum potencjale, jaki tkwi w dobrym zarządzaniu finansami. Nawet w małej firmie.

Dodając do obowiązkowej księgowości coraz więcej nieobowiązkowego zarządzania finansami, każde małe przedsiębiorstwo z rozwojowym potencjałem może zajść bardzo daleko. Trzeba tylko możliwie wcześnie podjąć dobre kroki we właściwym kierunku.

Zaczynajmy zatem możliwie wcześnie dodawać do zbudowanych już podstaw kolejne elementy. Jednym z nich na pewno powinno być coraz lepsze zarządzanie finansami przedsiębiorstwa.

‍