Księgowość małej firmy — inne aspekty outsourcingu

Próbuję dociec, gdzie jest przyczyna. Każde nowe doświadczenie, każda nowo poznana firma przybliża mnie do zrozumienia źródła problemu.

Nikt nie ma wątpliwości, że informacja pochodząca z rachunkowości powinna spełniać wysokie standardy. Nie tylko ta skierowana do uprawnionych instytucji i innych uczestników obrotu gospodarczego.

Przede wszystkim ta dedykowana właścicielom i kadrze kierowniczej przedsiębiorstwa. Informacja o samym przedsiębiorstwie. Jego zasobach i zobowiązaniach, generowanych przychodach i ponoszonych kosztach. Także o wielkości oraz kierunkach przepływów pieniężnych. O tym, jakie firma generuje dochody albo przynosi straty.

W miarę zbierania kolejnych doświadczeń nasuwają mi się następne wnioski i spostrzeżenia. Skierowane są oczywiście do tej grupy przedsiębiorstw. To one przechodzą proces intensywnych zmian i wymagają systematycznego dostosowywania usług pomocniczych.

Niewykorzystany potencjał firmy to często efekt niedostatecznej wiedzy o niej samej. Wynikający z różnych ograniczeń w korzystaniu ze źródła informacji, jakim są księgi rachunkowe. Funkcja informacyjna rachunkowości wykorzystywana jest wtedy w sposób niepełny.

Do outsourcingu usług księgowych nie trzeba już nikogo szczególnie przekonywać. Jednak przypadki niezadowolenia z ich jakości nie są odosobnione. Powtarzają się systematycznie. Zarówno po latach współpracy ze „starym” biurem, jak i we wczesnych fazach współpracy z nowym. W czym więc jest problem?

Najczęściej identyfikowane problemy

Poniższe problemy to nie jest zamknięty katalog. Jest ich zapewne o wiele więcej. To są te, o których bezpośrednio lub pośrednio dowiedziałem się od klientów albo sam zaobserwowałem.

1. Nieterminowe dostarczanie okresowych sprawozdań do firm. Nie dotyczy to rozliczeń podatkowych.  Dotyczy informacji, które mają być podstawą podejmowania decyzji biznesowych.
2. Informacje zawarte w dostarczanych sprawozdaniach są niepełne. Nie dają wystarczającej, wiarygodnej i zrozumiałej wiedzy, o tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie.
3. Nie są wystarczającą podstawą do planowania i prognozowania przyszłych przepływów finansowych.
4. Koszty usług są zawyżane albo nieprecyzyjnie rozliczane. Powoduje to wrażenie, że własna księgowość byłaby tańsza w utrzymaniu.
5. Zmiana biura rachunkowego nie rozwiązuje problemów. Stare pozostają, a dochodzą nowe związane z przeniesieniem ksiąg.

Efektów takiego niezadowolenia może być kilka. Zauważam głównie takie:

• Winą za słabe wyniki finansowe przedsiębiorstwa obarczane są biura rachunkowe,
• Niektórzy przedsiębiorcy pochopnie przenoszą księgowość do swojej firmy,
• Inni planują to samo jak tylko „odpowiednio wzrośnie skala działalności”.  

Aby zrozumieć przyczyny rozczarowań zewnętrzną księgowością, opiszę tu niektóre aspekty outsourcingu. Pozwolą łatwiej wyjaśnić ich przyczyny.

Oczekiwane korzyści z outsourcingu

Na późniejsze niezadowolenie z decyzji o outsourcingu i z wyboru partnera wpływ mają oczekiwania w nim pokładane. Zadowolenie z osiąganych korzyści będzie tym większe, im bardziej oczekiwania są racjonalne. Oraz im bardziej świadomie przeprowadzone jest przekazanie funkcji do zewnętrznego usługodawcy.   

Mocnym uzasadnieniem dla outsourcingu usług finansowo-księgowych do wyspecjalizowanego podmiotu są:

• dostęp do specjalistycznej wiedzy i doświadczenia,
• polepszenie jakości procesów księgowych,
• zmniejszenie kosztów operacyjnych,
• koncentracja zleceniodawcy na kluczowej działalności,
• zwiększenie konkurencyjności firmy,
• większe bezpieczeństwo rozliczeń podatkowych i jakość otrzymywanych informacji.

W przypadku kiedy przedsiębiorstwo uzyska takie efekty, zadowolenie jest wysokie. Jednak rzeczywistość jest mniej optymistyczna. Oczekiwanie, że będą same korzyści, kończy się rozczarowaniem. Miało być lepiej, a wyszło jak zwykle.

Funkcje rachunkowości

Aby zobrazować problem, nakreślę, jakie funkcje powinna spełniać rachunkowość. Na tym tle będzie lepiej widać, gdzie występują niedomagania po stronie biur rachunkowych. Mimo, że wyraźny jest postęp technologiczny i rosną kompetencje usługodawców. Może tak są tylko postrzegane?

W zależności od źródeł wskazuje się co najmniej kilka funkcji, jakie powinna wypełniać rachunkowość. Spośród najczęściej powtarzających się wybrałem kilka. Moim zdaniem, najlepiej oddających rzeczywiste potrzeby:

• funkcja informacyjna — polega na dostarczaniu niezbędnych, przejrzystych, rzetelnych i wiarygodnych informacji.
• funkcja atestacyjna — poświadcza prawidłowość opisanej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
• funkcja rozliczeniowa — umożliwia prawidłowe rozliczenie zarządu z zarządzania powierzonym kapitałem.

Można również przeczytać w literaturze tematu o innych funkcjach:

• związanych z procesem przetwarzania danych w systemie rachunkowości:  dowodowej, rejestracyjnej, klasyfikacyjnej i sprawozdawczej,
• związanych z wykorzystaniem informacji o zdarzeniach i procesach gospodarczych: analitycznej, optymalizacyjnej, motywacyjnej, kontrolnej i rozliczeniowej.

Dla oceny realizacji zadań przez biura rachunkowe proponuję skupić się na funkcji informacyjnej. Będzie wystarczająca, aby pokazać najczęstsze problemy. W jej ramach rozróżnia się:

• zewnętrzną funkcję informacyjną — realizowaną przez rachunkowość finansową,
• wewnętrzną funkcję informacyjną — realizowaną zarówno przez rachunkowość finansową, jak i  rachunkowość zarządczą.

Chciałbym podkreślić, że zewnętrzna funkcja informacyjna to przede wszystkim wypełnianie obowiązków prawnych. Podatkowych, wobec organów państwa i podmiotów zewnętrznych. To głównie w niej specjalizują się biura rachunkowe.

Dopiero wewnętrzna funkcja informacyjna pracuje na rzecz przedsiębiorstwa. Jego właścicieli i kadry kierowniczej. Zaopatruje ich w informacje niezbędne do podejmowania decyzji biznesowych. Ukierunkowana jest na wspomaganie zarządzania strategicznego.

Fazy outsourcingu

Relacje między zleceniodawcą a outsourcerem nie są jednakowe przez cały czas trwania współpracy. One cały czas ewoluują. Występuje kilka faz realizacji umowy outsourcingowej. Każda z nich ma swoje uwarunkowania i ograniczenia.

Nie można oczekiwać, że w pierwszej fazie strony uzyskają efekty charakterystyczne dla fazy ostatniej. Nie można godzić się na to, aby przez cały okres współpracy uzyskiwać efekty charakterystyczne dla pierwszej lub drugiej fazy outsourcingu.

Nie obejmują one okresu przygotowań do outsourcingu i wyboru dostawcy usługi. Dotyczą okresu po zawarciu umowy i obejmują jej wdrożenie w życie. Pokazują, że funkcja informacyjna rachunkowości cały czas się zmienia. Oto wspomniane fazy i krótka ich charakterystyka:

Faza wprowadzania outsourcingu:

Funkcja informacyjna ogranicza się do inwentaryzacji procesów i zadań, które mają być przenoszone z przedsiębiorstwa do outsourcera albo między poprzednim i nowym outsourcerem,

Faza jego dojrzewania:

Określa się w niej mierniki oceny dokonań. Wykorzystuje się zarówno mierniki finansowe, jak i niefinansowe pomiaru przenoszonych procesów.

Faza dojrzałego outsourcingu

Informacyjna funkcja rachunkowości ogranicza się do kontroli i oceny efektywności outsourcingu usług finansowo-księgowych.

Na wszystkich etapach realizacji funkcji informacyjnej rachunkowości szczególne znaczenie ma komunikacja między partnerami outsourcingu usług finansowo–księgowych. Jej jakość będzie miała wpływ na efekty całej współpracy.

Dlaczego więc to niezadowolenie?

Oczekiwania zleceniodawcy mogą rozmijać się z ofertą biura rachunkowego w kilku miejscach. Niezadowolenie może powstać w różnych fazach współpracy. Może wynikać z niewypełniania oczekiwanych funkcji albo nie przynosić oczekiwanych korzyści. 

Małe przedsiębiorstwa nie mają doświadczenia w przekazywaniu funkcji na zewnątrz. Brak takiego doświadczenia skutkuje nietrafnym wyborem już pierwszego biura rachunkowego. Wybór jest niedopasowany do ich potrzeb.

Potem sprawy się komplikują. Niedopasowanie rośnie wraz ze wzrostem potrzeb. Jest jednak niezauważane odpowiednio wcześnie. Nawet zauważona potrzeba zmiany biura albo zmiany warunków umowy również jest słabo przygotowana.

Wszystkie funkcje powinny być wypełniane w odpowiednim czasie i na właściwym poziomie jakościowym. Zarówno dostarczanie słabych usług przez biura , jak i brak umiejętności rzetelnej ich oceny po drugiej, powodują niezadowolenie.

Część winy za taki stan rzeczy leży po stronie biur rachunkowych. W obsłudze małych firm dominują małe lokalne biura. Najczęściej są to kilku albo kilkunastoosobowe firmy. Ich „grzech” jest podobny, jak „grzech” małych przedsiębiorstw.

Obie strony nie umieją podołać obowiązkom wykraczającym poza zakres ich głównych kompetencji. Przy takiej skali działalności organizacyjnie nie są przygotowane na dobrą współpracę z drugą stroną. Właściwie na każdym etapie świadczenia usługi.

Proponowane rozwiązania

Po stronie przedsiębiorstw

Należy urealnić oczekiwania. Wysokie oczekiwania są zasadne w zakresie rachunkowości finansowej. Biura rachunkowe mają dostateczne kompetencje i specjalizację w tym zakresie. Powinny zapewnić standard usług przewyższający ten możliwy do osiągniecia przez przedsiębiorstwo we własnym zakresie.

Informacja zwrotna z biur rachunkowych do przedsiębiorstw obejmuje przede wszystkim „wsad” do rachunkowości zarządczej. Tego nie przygotują biura samodzielnie. Nie mają wystarczającej wiedzy o przedsiębiorstwie i jego działalności. „Gołe” dokumenty księgowe dostarczone do biura są niewystarczające.

Obowiązkiem przedsiębiorstwa jest odpowiednie przygotowanie dokumentów. Zleceniodawca znający specyfikę swojej działalności może je odpowiednio opisać. Bez tego nie ma mowy o takim ich ujęciu w księgach, które zapewni informację zwrotną o odpowiedniej jakości.

Po stronie zleceniodawcy musi być również zapewniona odpowiednia komunikacja. Również nadzór nad czynnościami wykonywanymi przez biuro rachunkowe. Oznacza to odpowiednie kompetencje i liczbę pracowników po stronie przedsiębiorstwa. Przedsiębiorcom niezadowolonym z usług biur rachunkowych i planującym księgowość u siebie, polecam ten kierunek działania. Rachunkowość zarządcza, nie finansowa, u siebie. Dobrze zorganizowana pozwoli im na znaczący postęp.

Zastosuj racjonalną ocenę jakości usług. Tak szybko, jak to możliwe uzgodnij SLA – Service Level Agreement. Wprowadź go aneksem do umowy, jako jej załącznik. Dobrze ustalony SLA to korzyść dla obu stron. Wyraźny poziom oczekiwań łatwiej jest spełnić i przestrzegać w dalszej działalności. Zmniejszy poziom napięcia między stronami.

Po stronie biur rachunkowych

Zrób dobre pierwsze wrażenie – taka jest najprostsza odpowiedź. Nie chodzi przy tym o wrażenie na etapie składania oferty. Chodzi o działania w pierwszej fazie współpracy po podpisaniu umowy. Wejdź do klienta odpowiednio przygotowany. Poprowadź profesjonalnie proces przeniesienia ksiąg. Pokaż na wstępie, jak wznosi się księgowość na wyższy poziom.

Powodem zmiany biura rachunkowego jest niezadowolenie z usług dotychczasowego dostawcy. Nie jest to jednak problem w niskim poziomie usług. Problem jest w niedopasowaniu tych usług do potrzeb przedsiębiorstwa, które już weszło na inny poziom działalności.

Biuro rachunkowe może specjalizować się w obsłudze mikro przedsiębiorstw. Może być w tym dobre. Radzi sobie z prowadzeniem ksiąg przychodów i rozchodów. Również z prowadzeniem pełnych ksiąg rachunkowych. Do momentu, kiedy klient korzysta z dostępnych uproszczeń i zwolnień w ich prowadzeniu.

W pewnym momencie przedsiębiorstwo przestaje z nich korzystać. Potrzebuje prowadzić rachunek przepływów pieniężnych. Ma obowiązek badania sprawozdań. Coraz większa złożoność działalności wymaga dostarczenia informacji dla rachunkowości zarządczej. Nie każde biuro rachunkowe jest w stanie sprostać tym wymaganiom. Powinna nastąpić zmiana.

Przejmujące biuro rachunkowe powinno mieć zdolność do prowadzenia ksiąg na wyższym poziomie. Powinno mieć też zdolność organizacyjną do sprawnego ich przeniesienia. Do przeprowadzenia klienta z dotychczasowego poziomu obsługi do wymaganego na obecnym etapie działalności.

Sprawny proces przeniesienia ksiąg będzie atutem biura. Ułatwi współpracę w kolejnych fazach współpracy. Od początku postawi biuro w pozycji eksperta i lidera w tej relacji. Oczywiście w zakresie obsługi finansowo-księgowej.

Na etapie oferty celowe będzie oddzielenie kosztów stałej obsługi od jednorazowych, związanych z przeniesieniem ksiąg. Jeżeli klient ma zapłacić więcej na wstępie, niech ma świadomość, że nie jest to koszt usługi nowego biura. Jest to koszt wcześniejszych zaniedbań i niedostosowania księgowości do potrzeb.

Bardziej złożona usługa finansowo-księgowa pociąga za sobą wyższe koszty. Konieczne jest, aby były one prezentowane klientowi w sposób czytelny. Tak, jak klient nie jest specjalistą w księgowości, nie jest specjalistą w rozliczeniu kosztów. Powinien zobaczyć odpowiednie zestawienia wyjaśniające wysokość kwoty na fakturze. Wielkości te powinny być łatwe do zweryfikowania.

Podsumowanie

Małe przedsiębiorstwa przechodzą przez specyficzny okres wzrostu. Muszą sprostać nie tylko wymaganiom rynku, aby na nim przetrwać. Muszą poradzić sobie ze wzrostem wymagań regulacyjnych i organizacyjnych. Wymagania regulacyjne rosną z powodu większych obowiązków wobec otoczenia. Wymagania organizacyjne wynikają z coraz większej złożoności działalności danego przedsiębiorstwa. Dotyczy to wszystkich podmiotów, również biur rachunkowych.