Planowanie finansowe w małej firmie? Tak, to podstawa jej zrównoważonego rozwoju!

Dlaczego firma powinna przygotowywać plan finansowy?

Przedsiębiorstwo popadające w kłopoty finansowe musi w pewnym momencie podjąć kroki restrukturyzacyjne. Jeśli nie chce zabrnąć zbyt daleko i podlegać procedurze upadłościowej. Zobowiązane jest wtedy do sporządzenia planu restrukturyzacyjnego. Bardzo sformalizowanego, zawierającego wiele informacji wymaganych przepisami ustawy Prawo restrukturyzacyjne.

Wielu prowadzących własne firmy jest niechętnych albo zaniedbuje działania planistyczne. Ponieważ są zbyt pracochłonne, ponieważ oni nie czują tego. Bo to jest taka formalność, która w życiu się nie sprawdza. Jednak, w moim przekonaniu, jest ono pożądane z kilku powodów. Nawet, jeżeli nikt do tego nie zmusza przedsiębiorcy tak, jak w przypadku restrykcyjnego procesu restrukturyzacyjnego.

Pierwszym z powodów jest wzajemna zależność poszczególnych decyzji biznesowych. Zachodzą między nimi interakcje. Decyzje inwestycyjne są powiązane z decyzjami o sposobach finansowania. Tych pierwszych nie należy podejmować bez pozostałych aspektów finansowych. Pełne efekty mogą być większe lub mniejsze od prostej sumy składników.

Drugim powodem jest potrzeba uniknięcia niespodzianek, a tym samym potrzeba zaplanowania działań, jakie należy podejmować w obliczu niespodzianek, którym nie można zapobiec. Plan działań pozwala określić ewentualny wpływ dzisiejszych decyzji na możliwości inwestycyjne firmy jutro. Bez planowania finansowego przedsiębiorstwo staje się „magicznym pudełkiem”, którego mechanizmów nikt nie rozumie.

Trzecim powodem – planowanie pozwala określić konkretne cele działalności firmy. Pozwala stworzyć mechanizmy motywacyjne oraz standardowe miary wyników działalności. Ponadto powiązać planowanie finansowe z planami gospodarczymi firmy. Prognozy finansowe będą miały niewielką wartość operacyjną bez decyzji produkcyjnych i marketingowych.

Na czym polega planowanie finansowe?

Jest to proces składający się co najmniej z kilku głównych etapów obejmujących:

• Analizę możliwości inwestycyjnych dostępnych przedsiębiorstwu oraz potencjalnych możliwości sfinansowania ich realizacji;
• Przewidywanie przyszłych konsekwencji obecnie podejmowanych decyzji w celu uniknięcia niespodzianek i zrozumienia związku między nimi;
• Podjęcie ostatecznych decyzji finansowych obejmujących najlepsze warianty działań;
• ‍Porównywanie osiąganych wyników z celami przyjętymi w planie finansowym.

‍

Przystępując do planowania i rozważając podstawowe problemy w nim występujące należy mieć na uwadze kilka ważnych spraw:

• W firmie mogą się ścierać sprzeczne interesy różnych grup, dlatego główny cel nie zawsze będzie zrealizowany w pełni albo w założonym kształcie.

• Teoria zarządzania nie zawsze jest w stanie pomóc we wszystkich decyzjach, np. dotyczących struktury kapitału czy sposobu podziału zysku.

• Wolny rynek to działanie w warunkach niepewności, więc nie można z góry stwierdzić, który z wariantów działalności ostatecznie będzie najlepszy.
• Niepewność wymusza konieczność przewidywania przyszłych zjawisk, aby starać się przeciwdziałać ich niekorzystnemu przebiegowi.
• Poszukując maksymalnych korzyści dla właścicieli należy pamiętać, nie zawsze gwałtowny wzrost jest korzystny dla firmy. Nie powinien być celem samym w sobie, ale konsekwencją dobrego procesu decyzyjnego.

‍

Planowanie ma kilka aspektów, które należy rozważyć i starannie uwzględnić przystępując do układania planu finansowego:

• Horyzont planowania – jest to długość okresu na jakim koncentruje się plan. Najczęściej jest to dwa do pięciu lat. Nie należy jednak zapominać w kontekście takiego planowania o krótkoterminowych decyzjach finansowych, dotyczących najbliższych kilku czy kilkunastu miesięcy.
• Agregacja elementów – plan finansowy firmy to całościowy projekt pozwalający spojrzeć na firmę jako całość. Jednak na niego składają się mniejsze, a czasem wręcz drobne propozycje inwestycyjne każdego działu operacyjnego.
• Założenia do przebiegu zdarzeń – przyszłość to wielka niewiadoma. Dlatego w planach należy uwzględnić przynajmniej trzy scenariusze jej przebiegu:

1. Plan optymistyczny – zakładający agresywny wzrost firmy w sprzyjających dla niej warunkach,
2. Plan normalny – zakłada najbardziej prawdopodobny rozwój zdarzeń na temat firmy i jej otoczenia gospodarczego,
3. Plan pesymistyczny – uwzględnia stosunkowo krytyczne założenia zarówno odnośnie do samej firmy, jak i stanu całej gospodarki.

Ich uwzględnienie spowoduje większą przejrzystość planu, większą łatwość jego interpretacji i implementację najbardziej dopasowaną rzeczywistych warunków.  

Jakie efekty można osiągnąć w ramach planowania finansowego?

Rezultatem planowania finansowego będzie nie tylko osiągnięcie założonego celu. W pewnych warunkach, nawet dość często, może on być dość odległy od zakładanego. Jednak planując, „po drodze”, można uzyskać kilka dodatkowych lub ubocznych efektów. Oto przykładowe z nich:

• Badanie interakcji - plan finansowy może zawierać różne propozycje inwestycyjne i wybory finansowe. Mają one wpływ na działanie dotychczasowych składników czy procesów w firmie. W planie finansowym musi znaleźć się odpowiedź na pytanie, jak pogodzić zapewnienie środków dla dotychczasowych i nowych działalności.
• Rozważanie możliwości - plan finansowy daje możliwość analizowania, rozpatrywania i porównywania różnych scenariuszy działań. Możliwe jest badanie różnych opcji finansowych i inwestycyjnych oraz ich wpływ na dotychczasową działalność i wielkość korzyści dla udziałowców. W ten sposób odpowiada się na pytania dotyczące przyszłych projektów oraz optymalnych rozwiązań w zakresie finansowania. Dokonywana jest również ocena niezbędnych działań marketingowych dla nowych produktów czy też rezygnacji ze starych.
• Unikanie niespodzianek - planowanie finansowe ma odpowiedzieć na pytanie, co stanie się z firmą w przypadku zrealizowania się danego scenariusza wydarzeń. Ma też zawierać rozwiązania na wypadek, gdy poczynione założenia na temat przyszłości okażą się błędne. Przewidywanie różnych scenariuszy pozwoli nie tyle unikać zaskoczenia nowymi sytuacjami, co pozyskiwać wiedzę i umiejętności reagowania na nie, kiedy się pojawią.
• Zapewnienie wykonalności i wewnętrznej spójności - plan finansowy ma pokazać zależności pomiędzy poszczególnymi celami firmy, a zmianami udziału w rynku, wpływem na stopy zwrotu z kapitału własnego, zmianą dźwigni finansowej i poziomu potencjalnego ryzyka i podobnymi skutkami zmian w działalności. Wtedy, kiedy niektóre cele będą sprzeczne plan ma przewidywać sposoby ich godzenia – modyfikowania i ustalania priorytetów.

Składniki modelowego planowania finansowego

Możemy spotkać się z różnymi modelami czy metodami planowania finansowego. Jednak w większości z nich nie powinno zabraknąć kilku standardowych składników, które łącznie prowadzą do uzyskania możliwie najlepszego i dopasowanego do potrzeb danej firmy rezultatu. Oto przykładowe z nich:

• Prognoza sprzedaży- prawie wszystkie plany finansowe przyjmują określony poziom sprzedaży i do niego dostosowują pozostałe wartości. Takie rozwiązanie jest stosowane w wielu rodzajach firm. Przewidywana przyszła sprzedaż stanowi punkt wyjścia do zapewnienia aktywów oraz finansowania niezbędnego dla wsparcia sprzedaży. Prognoza sprzedaży może być przedstawiana w postaci stopy wzrostu albo konkretnych wartości.
• Sprawozdania finansowe pro forma - plan finansowy powinien zawierać przewidywany bilans, rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych(cash flow),łącznie określane tym mianem. Stosowane są jako krótka forma podsumowania wielu zdarzeń, jakie mogą mieć miejsce w przyszłości. Wynikają z przyjętego modelu planowania, uwzględnionych w nim zależności i prognozowanych wielkości sprzedaży.
• Potrzeby aktywów - plan ma opisywać przewidywane nakłady kapitałowe niezbędne dla jego realizacji. W wersji minimalnej planowany bilans będzie zawierał zmiany w majątku trwałym ogółem oraz kapitale obrotowym netto. Te zmiany będą w rzeczywistości całkowitym budżetem kapitałowym firmy.
• Wymogi finansowe – określając potrzeby w zakresie aktywów, nie można pominąć zaplanowania  koniecznych rozwiązań zapewniających ich sfinansowanie. Trzeba uwzględnić w nim stosowaną przez firmę politykę wypłaty dywidend oraz możliwe sposoby pozyskiwania finansowania zewnętrznego. Plan powinien określać nie tylko wielkość potrzeb, ale również drogi ich pozyskiwania najbardziej odpowiednie dla firmy.
• Dodatkowe finansowanie – powinno być przewidziane na wypadek, gdy po ustaleniu prognozy sprzedaży i wymaganych wydatków, okaże się, że niezbędne aktywa będą wymagały większego finansowania zewnętrznego niż wynikające z pierwotnych planów. Będą to więc źródła dodatkowego finansowania zewnętrznego potrzebnego do uporania się z niedoborami i doprowadzeniu do równowagi bilansu.
• Założenia ekonomiczne - plan musi uwzględnić środowisko ekonomiczne, w którym spodziewa się działać, powinien uwzględnić w przewidywaniach takie wartości, jak przyszłe stopy procentowe, kursy walut czy wielkość stopy podatkowej, a także potencjalne ich zmiany.

Podsumowanie

Planowanie finansowe w małej i średniej firmie przyniesie jej wiele zamierzonych i niezamierzonych korzyści. Nawet jeśli plany finansowe nie będą idealne, co jest zrozumiałe, jeżeli firmy dotychczas nie podejmowały zbyt zaawansowanych prób w tym względzie. One pozwolą spojrzeć całościowo na obraz przedsiębiorstwa. Oto w skrócie kilka z nich:

- ułatwia rozpoznanie z jakich środków finansowych może korzystać dla zrealizowania swoich zamierzeń w sferze rzeczowej,

- dostarcza informacji o prawdopodobnych kosztach tych zamierzeń,

- pozwala na analizę wpływu poszczególnych działań na wynik finansowy firmy,

- wiąże podejmowanie poszczególnych decyzji z kryteriami finansowymi,

- pozwala na kontrolowanie przebiegu procesów gospodarczych, ocenę ich realizacji i podejmowanie odpowiednich działań w sytuacji, kiedy zmieniają się warunki zewnętrzne.

Wymienione korzyści z planowania finansowania pomogą firmie szybko rosnąć i rozkwitać w sprzyjających warunkach. Będą ją wspierać i działać na jej rzecz w sytuacjach niepewności, pogorszenia warunków czy wręcz zagrożenia działalności.

Mimo nieprzewidywalności warunków zewnętrznych, planowanie finansowe w firmie pozwoli na to, że możliwości przetrwania, nawet w skrajnie trudnych warunkach, będą bardziej przewidywalne.

‍