Prawidłowo zbudowane konta zespołu 5 to dopiero punkt wyjścia

W kilku ostatnich publikacjach pisałem o rolach, jakie spełniają w przedsiębiorstwie rachunkowość finansowa i rachunkowość zarządcza. Pisałem, czym różnią się między sobą oraz jak są powiązane. Zwróciłem też uwagę na możliwe bariery we wprowadzaniu do małej firmy profesjonalnych metod zarządzania.

Jedną z barier są księgi rachunkowe prowadzone w sposób niepełny i niewystarczający. Nie ma w nich zupełnie kont zespołu 5 albo są  nieprawidłowo prowadzone. Drugą barierą jest zupełny brak albo niska jakość drugiego podsystemu rachunkowości -  rachunkowości zarządczej.

Konta zespołu 5, nawet jeżeli już występują w planie kont, nie załatwiają jeszcze sprawy do końca.  Należy spojrzeć krytycznie na to, w jaki sposób zestaw informacji na tych kontach jest ułożony. Często nadal są to zapisy zdarzeń gospodarczych ujętych rodzajowo. Tyle że trochę inaczej niż na kontach zespołu 4.

Przedsiębiorstwo powinno mieć zdolność do oceny informacji zgromadzonych w księgach rachunkowych. W szczególności na kontach zespołu 5. Czy są to informacje wystarczające dla przedsiębiorstwa i odpowiednio ułożone?

W następnej kolejności powinno mieć zdolność przetwarzania tych informacji i wyciągania z nich trafnych  wniosków. Dopiero wtedy będą one dobrą podstawą do podejmowania decyzji biznesowych. Inaczej nie będą miały większej wartości informacyjnej.

Księgowość a rachunkowość

Uważam za celowe doprecyzowanie jeszcze jednego pojęcia: księgowość. Jest ono dobrze znane i powszechnie używane. Jednak nie do końca dobrze rozróżniane w zestawianiu z różnymi rodzajami rachunkowości. Powoduje pewną dezorientację najbardziej zainteresowanych.

Księgowość można określić jako systemem informacyjny. Służy on do gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych o zdarzeniach gospodarczych,. Takich, które na co dzień zachodzą w przedsiębiorstwie. Jest pojęciem węższym od rachunkowości i jest częścią składową systemu rachunkowości.

Niezależnie od tego, czy mówimy o rachunkowości finansowej, podatkowej, czy zarządczej, zawsze w ich towarzystwie wystąpi księgowość. Jest podstawowym i wspólnym źródłem informacji dla każdego z rodzajów rachunkowości.

Przeznaczenie każdego rodzaju rachunkowości jest inne. Każdy zaspokaja potrzeby informacyjne innej grupy odbiorców:

• Rachunkowość finansowa – dostarcza informacji o sytuacji finansowej i majątkowej odbiorcom zewnętrznym: inwestorom, pożyczkodawcom, kontrahentom.
• Rachunkowość podatkowa – dostarcza informacji dla organów podatkowych.
• Rachunkowość zarządcza – dostarcza informacji osobom zarządzającym przedsiębiorstwem. Także tym wewnątrz organizacji, którzy odpowiadają za jej prawidłowe funkcjonowanie.

Nie mam większych wątpliwości, że we wszystkich firmach dane gromadzone przez księgowość zaspokajają potrzeby informacyjne dwóch pierwszych grup odbiorców. Dlatego, że firmy mają nałożone bardzo rygorystyczne zasady prowadzenia tej ewidencji i sporządzania odpowiednich sprawozdań.

Oba powyższe rodzaje rachunkowości koncentrują się na przeszłej działalności przedsiębiorstwa. Księgowi ewidencjonują, zgodnie z narzuconymi wytycznymi, dane dotyczące zaszłości historycznych. Przedmiotem szczególnego zainteresowania tych odbiorców nie są przyszłe zdarzenia.   

Inaczej sytuacja wygląda w rachunkowości zarządczej. Zarządzający również interesują się informacjami opartymi o dane historyczne. Jednak pod kątem możliwości ich wykorzystania do podejmowania decyzji dotyczących przyszłości. Powinny więc być gromadzone i przetwarzane zgodnie z ich potrzebami i wytycznymi. W małych przedsiębiorstwach, niestety, tak najczęściej nie jest.

Rachunkowość zarządcza – jak powinna być zorganizowana?

Przedsiębiorstwa powinny osiągać cele wyznaczone przez zarządzających. Rachunkowość zarządcza powinna być zbudowana i dobrze zorganizowana pod kątem osiągania tych celów. W przeciwieństwie do pozostałych rodzajów, jest domeną samego przedsiębiorstwa. Ma ono wolną rękę w jej kształtowaniu..

Powinna być zatem dostosowana do jego specyfiki i oparta na dogłębnej znajomości procesów w danej firmie. Powinna umożliwiać skuteczne śledzenie i mierzenie wydajności w różnych obszarach jej działalności. Po to, aby ułatwić pokierowanie działalnością przedsiębiorstwa we właściwym kierunku. Dlatego jest bardziej, w porównaniu do pozostałych rodzajów, sztuką niż nauką.

Trudno jest powierzyć jej prowadzenie komórce organizacyjnej zajmującej się prowadzeniem ksiąg rachunkowych w tradycyjnym rozumieniu. Niezależnie od tego, czy księgi rachunkowe prowadzone są wewnątrz przedsiębiorstwa, czy przez zewnętrzne biuro rachunkowe.

Rachunkowość zarządcza wymaga odrębnego zestawu kompetencji. Dlatego w jego ramach powinna istnieć dedykowana komórka organizacyjna. Taka, która na poziomie operacyjnym umożliwi przedsiębiorstwu wypełnianie co najmniej podstawowych potrzeb.

Zaliczam tutaj zdolność do przeprowadzania regularnych działań w obrębie zarządzania finansami. Takich, jak generowanie raportów, śledzenie odchyleń od planów finansowych, monitorowanie i kontrola kosztów. Wskazana jest również zdolność do śledzenia wskaźników wydajności i efektywności.

Nie zamyka to drogi do dodatkowego korzystania z zewnętrznego doradztwa. Szczególnie w fazie wdrożenia i podczas okresowych weryfikacji prawidłowości działania. Również w sytuacjach, kiedy znaczna zmiana skali lub profilu działalności zmusza do znacznej przebudowy infrastruktury przedsiębiorstwa.

Wymagane kompetencje

Każde małe lub średniej wielkości przedsiębiorstwo powinno przeprowadzić ocenę swoich obecnych kompetencji w tym obszarze. Ocena powinna dać odpowiedź na pytanie, czy ma w swoich szeregach właściwą osobę albo osoby.  Takie, które wraz z księgowymi będą w stanie dostarczyć kierownictwu niezbędnych informacji zarządczych.

Ze swojego punktu widzenia oceniam, że powinna to być osoba z  podstawowymi przynajmniej, operacyjnymi umiejętnościami w zarządzaniu finansami. Powinna posiadać wiedzę i umiejętności pozwalające na:

• Sprawną komunikację z księgowością w zakresie prowadzenia ksiąg,
• Generowanie i przetwarzanie raportów finansowych,
• Prowadzenie rachunku kosztów o stopniu trudności odpowiednim do rodzaju działalności firmy,
• Uczestnictwo w planowaniu i budżetowaniu,
• Monitorowanie i kontrolę kosztów działalności,
• Ocenę stopnia wykonania budżetu i analizę odchyleń.

Jest to zestaw przykładowych kompetencji na minimalnym poziomie operacyjnym. Powinny zapewnić monitorowanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych i regularności raportowania. Na pozyskiwanie z nich informacji wystarczających do podejmowania decyzji.  Wymagania takie spełniać będzie analityk finansowy z kilkuletnim doświadczeniem.

Osoba z takim poziomem kompetencji byłaby całkiem dobrym partnerem biznesowym dla właściciela przedsiębiorstwa. Byłby to dobry punkt wyjścia do budowania bardziej zaawansowanej struktury organizacyjnej. Takiej, która spełniałaby potrzeby firmy w późniejszym czasie. Wtedy, kiedy w grę będą wchodziły bardziej złożone, strategiczne decyzje biznesowe.

Podsumowanie

W mojej ocenie rozwój zarządczej strony rachunkowości w przedsiębiorstwach z przedziału przychodów 10 – 50 mln złotych jest już konieczny. Jest też w zasięgu ich możliwości finansowych.

Skala obrotów jest na tyle duża, że nawet proste metody kontroli efektywności mogą przynieść duże oszczędności. Wielokrotnie przekraczające koszty utrzymania specjalistów. Wydatki na ten cel nie są prostymi kosztami, które mają przynieść natychmiast namacalny efekt, zwrócić się tu j teraz.

Jest to inwestycja, budowanie podstaw pod przyszły rozwój przedsiębiorstwa. Jeżeli nawet zwrot nie będzie widoczny w pierwszych miesiącach, to będzie zauważalny niewiele później. Po identyfikacji nieefektywności i optymalnym zorganizowaniu procesów. Kiedy efekty zacznie przynosić planowanie działalności.

Moment koniecznego już zorganizowania rachunkowości zarządczej będzie zależał od branży i skali skomplikowania biznesu. Potrzeba najwcześniej jest widoczna w przedsiębiorstwach usługowych o dość znacznym zróżnicowaniu oferty. Wtedy już kilkanaście milionów obrotu to jest moment, kiedy nie powinno się zwlekać.

W następnej kolejności potrzebę taką odczuwają przedsiębiorstwa produkcyjne. Ten moment przychodzi później niż w usługach. Ponieważ w ich przychodzie jest znaczny udział „przerzucanych” materiałów. To znaczy, że mniejsza jest wartość dodana wynikająca z pracy i skomplikowania procesów operacyjnych. Jednak wieloasortymentowa i wielofazowa produkcja może być już bardzo wymagająca.

Najpóźniej taka konieczność pojawia się w firmach handlowych. One mogą osiągać znaczne przychody bez dużego skomplikowania procesów operacyjnych. Należy jednak mieć na uwadze, że wiele asortymentów w sprzedaży lub większa liczba kanałów i punktów dystrybucji mogą utrudniać kontrolę i ocenę efektywności. Wtedy wczesne wprowadzenie rachunkowości zarządczej na pewno zwróci się z nawiązką.

‍