Rachunek przepływów pieniężnych jako narzędzie kontroli płynności finansowej małego przedsiębiorstwa

Rachunek przepływów pieniężnych a płynność finansowa

Wbrew potocznemu pojęciu przepływy pieniężne to nie to samo co przychód, zysk albo EBIT. To odrębna wielkość opisująca wartości i kierunki przepływów oraz zmian w stanie środków pieniężnych i ich równoważników. Pojęcie określane jest również angielskojęzyczną nazwą cash flow.

Zmiany w przepływie środków pieniężnych mogą być zarówno pozytywne, jak i negatywne. Przewaga wpływów do firmy nad wypływami generuje pozytywny cash flow. Przewaga w drugą stronę powoduje negatywny cash flow. Inaczej, przedsiębiorstwo poprawia swoją płynność finansową albo ją traci.

Kontrola przepływów pieniężnych, sporządzanie sprawozdań i planowanie są konieczne właściwie z jednego, głównego powodu. Rachunkowość musi być prowadzona zgodnie z obowiązującą w pełnej księgowości zasadą memoriałową.

Nakazuje ona ewidencjonowane zdarzeń gospodarczych, takich jak przychody i koszty, w okresie którego dotyczą. Niezależnie od terminu zapłaty. Oznacza to, że ujęcie ich w rachunku zysków i strat nie rozstrzyga, kiedy środki pieniężne faktycznie wpłynęły albo wypłynęły z firmy.

Stąd konieczność prowadzenia odrębnego, poza bilansem i rachunkiem zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych. Prezentuje on rzeczywiste przepływy pieniężne: ich wielkość i czas powstania. Jego prowadzenie jest warunkiem pełnej kontroli nad przepływami środków pieniężnych przedsiębiorstwa.

Rodzaje przepływów pieniężnych

Ukształtowanym od dawna standardem we wszystkich systemach prawnych jest podział przepływów pieniężnych i rachunku przepływów na trzy obszary:

✔ Działalność operacyjna,

✔ Działalność inwestycyjna,

✔ Działalność finansowa.

Działalność operacyjna to podstawowa działalność, dla której prowadzenia przedsiębiorstwo zostało utworzone. Długoterminowe generowanie dodatnich przepływów pieniężnych w tym obszarze jest warunkiem jego długoterminowego działania.

Działalność inwestycyjna  to działalność, której przedmiotem jest zakup lub sprzedaż rzeczowych aktywów trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, długoterminowych inwestycji. Jej prowadzenie warunkuje sprawne funkcjonowanie firmy. W różnych okresach jej życia występuje przewaga wypływów nad wpływami z tej działalności, w innych odwrotnie.

Działalność finansowa – działalność, której celem jest pozaoperacyjne pozyskiwanie źródeł finansowania lub ich spłata. W ich wyniku ulega zmianie wysokość i struktura wniesionego kapitału własnego oraz zadłużenia finansowego jednostki. Niezależnie, czy sobie to uświadamiamy, czy nie, praktycznie każde przedsiębiorstwo tę działalność prowadzi.

Podział działalności na te trzy obszary ma swoje odzwierciedlenie w sprawozdaniu z przepływów pieniężnych. Dzieli się na trzy sekcje o tych samych nazwach. Każda z nich generuje dodatnie albo ujemne  przepływy pieniężne.

Suma przepływów w tych trzech obszarach musi równać się zmianie stanu środków pieniężnych na rachunkach i w kasie przedsiębiorstwa. Jeżeli tak się nie dzieje, oznacza błędy w ewidencji zdarzeń albo niezarejestrowane ubytki środków pieniężnych.

Ujemne przepływy z działalności operacyjnej i inwestycyjnej muszą być zrekompensowane dodatnimi z działalności finansowej. Jeżeli w działalności finansowej występują ujemne przepływy, oznacza to, że przedsiębiorstwo spłaca zadłużenie i odpowiednio pozyskuje na ten cel środki z działalności operacyjnej lub inwestycyjnej.

Metody sporządzania rachunku przepływów pieniężnych

Istnieją dwie metody sporządzania rachunku przepływów pieniężnych:

✔ Metoda bezpośrednia

✔ Metoda pośrednia

Przepływy z działalności inwestycyjnej i finansowej ujmuje się w rachunku z przepływów zawsze metodą bezpośrednią. Czyli identyfikuje się i rejestruje poszczególne wpływy i wypływy środków. Jedynie w działalności operacyjnej obie metody mogą być stosowane.

Metoda bezpośrednia jest trudniejsza dla małych firm i prowadzących bardziej złożoną działalność. Trudność polega na dokładnym identyfikowaniu poszczególnych wpływów i wypływów oraz ich grupowaniu. Może to być wyzwaniem dla takich jednostek.

Metoda pośrednia polega na wyprowadzeniu obliczeń od wyniku netto za okres podlegający sprawozdaniu i dokonywaniu jego korekt. Zysk netto koryguje się o koszty niebędące wypływami środków (np. amortyzacja) oraz o zmiany stanów aktywów i zobowiązań krótkoterminowych.

Ostateczny wybór metody zależy głownie od potrzeb odbiorców sprawozdań. Większość przedsiębiorstw preferuje metodę pośrednią. Ze względu na łatwiejszy i szybszy dostęp do danych. Mając inne wewnętrzne informacje, wystarczy im wiedza z rachunku przepływów sporządzonego tą metodą.

Inne oczekiwania mają zewnętrzni inwestorzy i analitycy. Metoda bezpośrednia dostarcza więcej „detalicznej” informacji. Zapewnia większą przejrzystość rachunku przepływów i całego sprawozdania finansowego.

Dla małych przedsiębiorstw rekomenduję jednak, mimo jej niedogodności, tę pierwszą metodę – bezpośrednią. Pozwoli na dokładniejsze przyjrzenie się przepływom pieniężnym. Większe trudności z dostępem do danych mogą być w tych przedsiębiorstwach tylko teoretyczne.

Mam podstawy podejrzewać, że duża część małych przedsiębiorstw nie wypracowała sobie odpowiednio wysokiej jakości rachunkowości i sprawozdawczości. Dane z takich sprawozdań nie są więc dostatecznie dobrym źródłem informacji dla metody pośredniej.

Zaletą zastosowania metody bezpośredniej będzie uzyskanie lepszego wglądu właściciela firmy w rzeczywiste przepływy pieniężne. Dokładne ich przeanalizowanie i wyciągnięcie wniosków to wartość, która z nawiązką pokryje dodatkowe nakłady pracy.

Praktyczne zastosowania rachunku przepływów

Rzetelnie sporządzony rachunek przepływów ma kilka zastosowań. Przede wszystkim dostarcza informacji, skąd i kiedy pieniądze wpływają do firmy albo z niej wypływają. Niezależnie od tego, kiedy przychody oraz koszty zostały ujęte w księgach.

Dłuższy czas sporządzania takich sprawozdań pozwala na obserwowanie występujących trendów. W jakim obszarze zmiany zachodzą i w jakiej skali? Można zauważyć, czy z upływem czasu są to zmiany pozytywne, czy negatywne. Lepiej zauważalna jest istotność tych zmian dla firmy.

Można skupić się na naprawie tych obszarów, które rzeczywiście mają duży wpływ na przedsiębiorstwo. Nie na tych, które takimi się wydają, a w rzeczywistości są nieistotne albo nie można ich uniknąć.

Przykładem obciążeń niekoniecznie istotnych, jednocześnie trudnych do uniknięcia, poza legalną optymalizacją, są obciążenia publiczno-prawne. Odciągają uwagę przedsiębiorców od rzeczywistych problemów z przychodami lub kosztami operacyjnymi. To w tych ostatnich należy szukać źródeł sukcesu, nie w unikaniu tego, co nieuniknione.

Kolejne zastosowanie rachunku to prognozowanie przepływów w przyszłych okresach. Kiedy przedsiębiorstwo opanuje sporządzanie wiarygodnych sprawozdań i raportów za minione okresy, nie będzie problemu z ich „przedłużeniem” w przód.

Sporządzając odpowiednie raporty z częstotliwością miesięczną, łatwiej będzie przewidzieć, jakie przepływy wystąpią w kolejnych miesiącach. Wraz z nabywaniem doświadczenia możliwe będzie nawet bardziej dokładne raportowanie i prognozowanie – tygodniowe.

Wprowadzenie raportowania w horyzoncie 12-16 tygodni byłoby dużym ułatwieniem w zarządzaniu płynnością. Zachęcam do takiego podejścia tych przedsiębiorców, którzy tego jeszcze nie robią. Na początek może to być wyzwaniem. Warto jednak je podjąć, aby z upływem czasu uzyskiwać coraz lepsze efekty.

12 krytycznych błędów, których należy unikać, jak ognia

Pokuszę się w tym momencie na wskazanie najistotniejszych błędów popełnianych w małych przedsiębiorstwach w zakresie zarządzania płynnością finansową. Nie są one jedynymi, ale najczęstszymi i najważniejszymi. Oto one:

1) Brak prognozowania przepływów pieniężnych

Przekłada się na nietrafne decyzje biznesowe, brak zarządzania ryzykiem i korzystania z pełni możliwości przedsiębiorstwa. Bez dobrych prognoz nieefektywna jest też alokacja aktywów firmy.

2) Brak zabezpieczenia dostępu do krótkoterminowego kredytowania albo zbyt niskie limity kredytów

Może być odczuwalny szczególnie w firmach o nieregularnych przepływach pieniężnych. Niedostępność środków pieniężnych w okresach wzmożonego zapotrzebowania utrudnia zarządzanie i podwyższa ryzyka biznesowe.

3) Brak zarządzania konwersją środków pieniężnych

Niezwracanie uwagi na długość cyklu operacyjnego i jego zgrania z długością okresu spływu należności oraz okresu spłaty zobowiązań ogranicza możliwości nadzoru nad przepływami pieniężnymi i ich niepotrzebne wydłużanie.

4) Zaniedbywanie negocjowania warunków transakcji, zarówno z odbiorcami, jak i dostawcami

Dla przedsiębiorstwa korzystne są jak najkrótsze okresy ściągania należności oraz możliwie długie okresy spłaty zobowiązań. Należy je jednak wynegocjować, a nie łamać wcześniejsze, niezbyt korzystne ustalenia umowne.

5) Zbyt późne wystawianie faktur sprzedażowych

Powoduje zbędne wydłużenie okresu oczekiwania na wpływ środków pieniężnych oraz napięte relacje z klientami. Świadczy o nieprawidłowo działających procesach, braku systemowego podejścia i odpowiednich systemów.  

6) Utrzymywanie nadmiernych zapasów

Efektem jest zamrożony kapitał, zmniejszone przepływy pieniężne, zwiększone koszty przechowywania oraz rosnące ryzyko moralnego zużycia zapasów.

7) Błędne dopasowanie źródeł finansowania do przepływów pieniężnych

Aktywa stałe powinny być finansowane kapitałem stałym. Jedynie aktywa obrotowe mogą być finansowane kredytami albo zobowiązaniami krótkoterminowymi. Finansowanie tych pierwszych kredytami krótkoterminowymi to poważny błąd.

8) Ignorowanie jakości przepływów pieniężnych

Nie wszystkie aktywa mają jednakową jakość. Część należności może być obarczona niskim prawdopodobieństwem spłaty. Zapasy mogą być przestarzałe. Ich obecność w bilansie nie zapewnia ich faktycznej użyteczności.  

9) Niedoszacowanie w budżecie płatności związanych z zadłużeniem

Nie tylko spłaty głównych kwot zadłużenia ma znaczenie. Również płatności odsetkowe mogą sprawić kłopoty płynnościowe. Szczególnie jeżeli poziom zadłużenia jest znaczny. Powinny być skrupulatnie zaplanowane.

10) Niska kultura zarządzania przepływami pieniężnymi

Brak świadomości, niekonsekwentne działania, opóźnione decyzje, niskie poczucie odpowiedzialności za przyjęte zobowiązania to wstęp do kłopotów płynnościowych.

11) Nieprzestrzeganie ustaleń umownych

Naruszanie umów z partnerami i kontrahentami może czasem poprawić płynność w krótkim terminie. Jednak negatywnie wpływa na relacje z kontrahentami i przepływy pieniężne w dłuższym terminie. Może zagrażać stabilności finansowej albo narażać na niewypłacalność.

12) Przedwczesna zapłata zobowiązań bez wymiernych korzyści

Przyspieszanie płatności zobowiązań bez takiej konieczności nie przynosi korzyści. Zwiększa natomiast presję na przepływy pieniężne, bo zbyt wcześnie pozbywamy się środków pieniężnych. Należy unikać takich sytuacji bez wyraźnej potrzeby.

Wnioski:

Dla większych przedsiębiorstw istnieje obowiązek prawny sporządzania sprawozdań finansowych. Dla mniejszych takiego obowiązku prawnego nie ma. Jednak możliwie wczesne sporządzanie rachunku przepływów daje pojęcie o tym, co dzieje się z finansami firmy.

Wczesne rozpoczęcie raportowania i celowego planowania przepływów pieniężnych daje podstawę do podejmowania racjonalnych decyzji biznesowych w każdym z wymienionych wcześniej obszarów. Na pewno przełoży się to na efektywność działalności i zmniejszenie ryzyka.

Moja rekomendacja: przyjrzyjmy się krytycznie poziomowi zysków, strukturze finasowania i stanowi płynnych środków pieniężnych. Wszelkie wątpliwości i zagrożenia w tych obszarach potraktujmy jako wystarczający powód, aby zacząć sporządzać sprawozdania z przepływów oraz ich planowanie.  

‍