Systemy informacyjne małej firmy i biura rachunkowego. Jak je zbudować i połączyć?

Każde przedsiębiorstwo posiada jeden albo więcej systemów informatycznych. Czy jest to równoznaczne z odpowiednim dla niego i efektywnym systemem informacyjnym? Niekoniecznie. Kiedy tak się dzieje?

Kiedy nie ma przemyślanej, dobrze zorganizowanej struktury,  w którą byłyby ujęte. Kiedy brakuje czegoś, co je łączy w dobrze działającą całość. Tym brakującym elementem jest jeden, spójny system informacyjny przedsiębiorstwa.

Mikro i małe przedsiębiorstwa przechodzą przez kolejne fazy rozwoju. Wyzwaniem dla nich jest dostosowanie systemu zarządzania jednostką do rosnących potrzeb. Podobnie, jak cały system zarządzania, nie nadążają za potrzebami właśnie systemy informacyjne.

W każdej firmie, instytucji czy organizacji zawsze istnieje jakiś system informacyjny. Jego istnienie jest niezbędnym warunkiem jej funkcjonowania. Jednak „jakiś” nie oznacza, że jest on optymalny, czy chociażby wystarczająco dobry.

Moim zamiarem tutaj jest przekonanie przedsiębiorców do odpowiednio zorganizowanego wyboru systemów informatycznych. Wybór należy poprzedzić określeniem potrzeb. W następnej kolejności zaprojektować system informacyjny spełniający potrzeby rozwojowe firmy.

Bez odpowiedniego zaprojektowania systemu informacyjnego nakłady na system informatyczny nie dają oczekiwanych korzyści operacyjnych. Nie dają też odpowiedniej stopy zwrotu z poczynionej w nie inwestycji.

Czym jest zatem system informacyjny przedsiębiorstwa?

System informacyjny jest wielopoziomową strukturą pozwalającą użytkownikowi na przetwarzanie danych wejściowych do systemu w informacje wyjściowe za pomocą odpowiednich procedur i modeli.

Do podstawowych elementów systemu informacyjnego należą nadawca informacji, odbiorca informacji, zbiory i kanały informacji oraz techniki przetwarzania. W ramach takiego systemu dane są gromadzone, przechowywane, przetwarzane oraz przekazywane i prezentowane dalej w postaci informacji niezbędnej dla uzyskania określonych celów.

System informacyjny określa się również jako system komunikacyjny organizacji. Łączy on w jedną całość pozostałe elementy systemu zarządzania. Użytkownik takiego systemu dysponuje narzędziem do podejmowania celowego działania. Jakość systemu informacyjnego decyduje o jakości całego procesu zarządzania.

Dla wyraźnego odróżnienia podkreślę: system informatyczny jest tylko skomputeryzowaną częścią większego systemu informacyjnego, obok innych jego elementów. Ten z kolei jest częścią większego systemu zarządzania przedsiębiorstwem.

System informacyjny jest centralnym ogniwem umożliwiającym koordynację procesów wewnątrz przedsiębiorstwa. Jednocześnie może, przy spełnieniu określonych warunków, dobrze integrować go z otoczeniem zewnętrznym.

Oprócz wewnętrznej technologii przetwarzania danych w informacje, dla sprawnego funkcjonowania procesów bardzo ważny jest sposób obiegu informacji. Dotyczy to zarówno obiegu wewnątrz, jak i w otoczeniu przedsiębiorstwa. Na przykład w ramach współpracy z dostawcami usług księgowych.

Między użytkownikiem a zasobami danych istnieją powiązania nazywane kanałami informacyjnymi. Wykorzystując to pojęcie, możemy też powiedzieć, że system informacyjny składa się z: nadawcy, odbiorcy i kanału informacyjnego.

Dla zmniejszenia strat występujących w procesie dostarczenia informacji należy dążyć do skrócenia drogi jej przesyłania. Chodzi nie tyle o zmniejszenie odległości w sensie fizycznym, ile o wyeliminowanie zbędnych ogniw pośrednich.

Systemy informatyczne pozwalają na uzyskanie takich efektów. Ich zastosowanie pozwala na bezpośrednie przekazywanie danych od nadawców do odbiorców. Po odpowiednim przetworzeniu i nadaniu im atrybutów informacji.

Jak zaprojektować odpowiedni system informacyjny?

Dopiero dobrze zaprojektowany system informacyjny można wyposażyć w odpowiednie systemy informatyczne.  Wtedy stanie się kluczem do sprawnej komunikacji, przekazywania danych i informacji, ich analizy i wyciągania wniosków przydatnych przy podejmowaniu decyzji biznesowych.  

Przy ostrej konkurencji rynkowej dostęp do informacji jest równie cenny, jak wiele pozostałych czynników warunkujących rozwój: surowców, materiałów, kapitału, klientów. Dlatego wielką uwagę należy przywiązywać do efektywnego wykorzystania informacji potrzebnej przedsiębiorstwu.

Każdy odbiorca powinien otrzymywać te informacje, które są mu niezbędne do wykonywania zadań, za które ponosi odpowiedzialność.

Skuteczność systemu informacyjnego zależy nie tylko od dostępności informacji, ale również od natury produktu lub usługi i strategii obsługiwania rynku. Różne koncepcje zarządzania wymagają dostosowanych do nich systemów informacyjnych i systemów informatycznych.

System informacyjny może istnieć i zwykle wcześniej istnieje bez techniki informatycznej. Natomiast nawet najlepsza technika informatyczna bez dobrze zorganizowanego systemu informacyjnego zwykle nie daje nic pozytywnego.

Warto wziąć pod uwagę, że jeśli coś w działaniu firmy jest pozytywne, to po wprowadzeniu rozwiązań informatycznych będzie jeszcze lepsze. Jeśli jednak coś jest negatywne, to wprowadzenie takich rozwiązań spowoduje, że minusy urosną do katastrofalnych rozmiarów!

‍Jak systemy informacyjne wspomagają księgowość i zarządzanie finansami?

W małych przedsiębiorstwach dominującą formą „zatrudnienia” księgowości jest outsourcing tych funkcji do zewnętrznych biur rachunkowych. Zarówno przedsiębiorstwo, jak i biuro rachunkowe mają własne systemy informacyjne.

Załóżmy, że obie strony mają dostosowany do własnych potrzeb, optymalny system informacyjny. Czy to oznacza, że te systemy informacyjne są zdolne ze sobą współpracować? Nie zawsze, a bliższe prawdy jest określenie: rzadko.

W moim przekonaniu niezbędne jest stworzenie dwustronnej sieci współdziałających ze sobą systemów informacyjnych. One umożliwiałyby i wspierały sprawne zarządzanie po obu współpracujących stronach.

Współdziałające ze sobą w uzgodniony sposób systemy informacyjne przedsiębiorstwa i obsługującego je biura rachunkowego byłyby punktem wyjścia do doboru optymalnych rozwiązań niższego szczebla, czyli systemów informatycznych.

Warto zaznaczyć, że przedsiębiorstwo występuje tu w dwóch rolach:

• dostawcy danych do przetworzenia oraz
• odbiorcy informacji, czyli danych już przetworzonych.

W pierwszym przypadku musi mieć możliwość przygotowania i dostarczenia tych danych. W drugim możliwość odebrania, dystrybucji do uprawnionych jednostek i osób oraz wykorzystania otrzymanych informacji.

Nasuwa się pytanie: po której stronie powinna być odpowiedzialność za stworzenie efektywnego systemu informacyjnego, który umożliwiłby płynne współdziałanie z systemem informacyjnym drugiej strony?

Odpowiedzialność biura rachunkowego za współdziałanie

Przedsiębiorstwo nie jest wyspecjalizowane i nie ma kompetencji w rachunkowości finansowej. Jego doświadczenie ogranicza się do znajomości warunków i reguł współpracy z jednym albo dwoma biurami. Niektóre mają nieco doświadczenia z własną księgowością.

Biuro rachunkowe jest wyspecjalizowane w rachunkowości finansowej. Ma doświadczenie we współpracy co najmniej z dziesiątkami albo setkami przedsiębiorstw. Plus doświadczenie w relacjach z instytucjami i urzędami, wobec których występuje w ich imieniu.

Na bazie doświadczeń z wieloma klientami będzie w stanie wypracować najlepszy system komunikacji z nimi. Odpowiedź nasuwa się więc sama. Większe możliwości i odpowiedzialność spoczywają właśnie na biurach. Z racji szczególnej pozycji, mogą również podjąć się roli integrującego współpracę i wytyczającego jej standardy.

Stąd tylko krok do zaprojektowania własnego systemu informacyjnego spełniającego nie tylko wymagania wewnętrzne. Powinien mieć zdolność do współdziałania z systemami informacyjnymi większości docelowych klientów biura oraz ułatwić:

• dobre, wewnętrzne zorganizowanie działalności,
• sprawną komunikację z wieloma klientami-przedsiębiorstwami,
• utrzymanie prawidłowych relacji z urzędami i instytucjami.

Jeżeli klienci dokonywać będą racjonalnych wyborów, nie podejmą współpracy z biurem, które nie zapewni im należytych standardów przy odbiorze danych oraz przy dostarczaniu im informacji. Stąd też konieczność trafnego określenia przez każde biuro, jakie przedsiębiorstwo jest jego docelowym klientem.

Ponadto dobrze zorganizowane i przygotowane biuro ma większą możliwość wpływu na pojedynczego klienta. Jest w stanie nie tyle wymusić na nim, ile zachęcić go do zastosowania proponowanych standardów.

Jako przykład takiego wpływu na współpracujące podmioty niech posłużą rozwiązania stosowane przez niektóre instytucje:

•   KRS ma możliwość wywarcia odpowiedniej presji na zobowiązanych do publikacji sprawozdań finansowych, aby dostarczyły je w wymaganym standardzie.
• ZUS ma możliwość wywarcia wpływu, szczególnie na mniejsze firmy, przez udostępnienie im swojego rozwiązania informatycznego.

Powyższe przykłady mówią o rozwiązaniach wymuszonych przez przepisy prawa. Jednak nie widzę przeszkód, aby biura rachunkowe wybierały wpływ na przedsiębiorstwa w podobny, jednak niewymuszony sposób.

Dobre rozwiązania w systemach informacyjnych biur będą stanowić zachętę do dostosowania się klientów do tych rozwiązań i tworzenia współdziałających z nimi systemów informacyjnych. Jest toteż sposób na mocniejsze związanie dotychczasowych klientów i przyciągnięcie nowych.

Moja rekomendacja dla małych przedsiębiorstw

Polecam wybór biura rachunkowego, które ma wypracowany, dobrze zaprojektowany system informacyjny oraz niezbędne procedury i modele wspierające jego funkcjonowanie. Takie biuro będzie w stanie pomóc przedsiębiorstwu w dostosowaniu jego systemu informacyjnego do efektywnej współpracy z biurem rachunkowym.

Będzie w stanie odebrać dostarczane dane i przetwarzać je zgodnie z najlepszymi standardami. W następnej kolejności skutecznie dostarczy wytworzone informacje do przedsiębiorstwa. Jest to istotne, bo po stronie małych przedsiębiorstw widzę potrzebę skoncentrowania się na innych, choć pokrewnych obszarach.

Jest to konieczność zbudowania czegoś, co nazywa się rachunkowością zarządczą. Konsekwentnie, wraz z rozwojem firmy, potrzebne będzie zorganizowanie struktury i kompetencji w zakresie kontrolingu finansowego.

Do tego w niewielkim stopniu potrzebne będą kompetencje w rachunkowości finansowej. Konieczne będą kompetencje w dwóch wyżej wymienionych obszarach. Oraz znajomość specyfiki działalności własnej firmy. Po to, aby zbudować w firmie odpowiedni dla niej system informacyjny.

Będzie to konieczne, aby dostarczać do biura rachunkowego prawidłowo przygotowane dane o zdarzeniach gospodarczych w przedsiębiorstwie. W dalszej kolejności konieczne będzie odbieranie informacji od biura rachunkowego i ich dystrybuowanie za pomocą tego systemu w ramach przedsiębiorstwa.

‍

‍