Wybór sposobu i miejsca prowadzenia księgowości nie jest oczywisty

Występują dwa podstawowe rozwiązania: księgowość własna i księgowość prowadzona przez zewnętrzne biuro rachunkowe. Spotykam jednak wcale nie odosobnione rozwiązania „hybrydowe”. Ich podstawową wadą jest brak wyraźnego podziału odpowiedzialności między przedsiębiorstwo i zewnętrznego dostawcę usług księgowych.

Jednak jest to dział nieodłączny firmy. Niedający możliwości wyboru „mieć albo nie mieć”. Nie powinno być też dużej dowolności w jego kształtowaniu. Księgowość to szereg formalnych obowiązków wynikających z przepisów prawa. Odpowiedzialność za ich wypełnienie powinna być, w interesie firmy, wyraźnie przypisana.

 Prawo nakłada na firmę rygorystyczne obowiązki informacyjne wobec środowiska zewnętrznego i obowiązek płacenia danin na rzecz państwa i społeczeństwa.  W efekcie nawet najmniejsze podmioty rozpoczynające działalność zaczynają od zapewnienia obsługi księgowej.

 Najczęściej jest to powierzenie prowadzenia ksiąg biuru rachunkowemu. Wymagane kompetencje i nakład pracy w porównaniu z relatywnie niską ceną za „abonamentową” usługę dla nieskomplikowanej jeszcze firmy nie pozostawiają wątpliwości, na co się zdecydować.

 Wraz ze wzrostem firmy zmieniają się jednak możliwości finansowe. Zmienia się również postrzeganie działalności księgowej. Rośnie poczucie niezrozumienia specyfiki działalności firmy przez zewnętrzną księgowość. Rośnie też poczucie utraty kontroli nad wrażliwym obszarem, jakim są pieniądze.

 W firmach, które przeszły już etap początkowego rozwoju, mają znaczące, liczone w milionach złotych przychody, występuje ruch w obie strony. Zarówno zakładanie własnej księgowości, jak i rezygnacja z niej już po okresie nieudanych własnych doświadczeń.

 W obu przypadkach, zarówno posiadania własnej, jak i zewnętrznej księgowości, występuje niezadowolenie. Albo poczucie niedostatecznych kompetencji i nieradzenia sobie z tym obszarem, albo poczucie niedosytu z jakości otrzymywanych usług. Rzeczywiście, w wielu firmach jest to miejsce, gdzie wskazana jest znacząca zmiana.

 Jednak TRANSFORMACJĘ KSIĘGOWOŚCI każda mała lub średnia firma może rozumieć zupełnie inaczej. Dla jednych firm będzie to poszukiwanie „idealnego” rozwiązania własnego. Dla innych poszukiwanie „idealnego” biura rachunkowego.  

 Dlatego, czując konieczność zmian w zarządzaniu finansami, każda firma musi sobie odpowiedzieć na dwa podstawowe pytania dotyczące księgowości:

 1️. Postawić na księgowość własną czy zewnętrzną?

 W zależności od pierwszego wyboru, powstaje odmienne pytanie drugie. Może ono brzmieć:

 2️'. Które biuro rachunkowe zapewni wysoką jakość obsługi?

 albo:

 2️''. Jak zorganizować własną księgowość, aby wypełniała nasze oczekiwania i potrzeby?

 W moim przekonaniu na oba pytania trzeba sobie odpowiedzieć przed podjęciem zmian. Odpowiedzi muszą uwzględniać wpływ decyzji na pozostałe obszary tzw. środowiska finansowego: 

✅ Dział finansowy

✅ Systemy informatyczne

✅ System obiegu dokumentów

✅ System komunikacji

✅ System nadzoru

 Dopiero złożenie tych wszystkich elementów pozwoli na wybór dobrego rozwiązania.

 Warto wcześniej to dokładnie rozważyć i wybrać rozwiązanie optymalne z punktu widzenia potrzeb firmy!

‍